【保存版】在庫切れのお詫びメール例文3選！誠意が伝わる書き方のコツ【必見】

ネットショップを運営していると、どうしても避けて通れないのが「注文した商品が在庫切れだった」というトラブルです。

せっかく購入を決めてくださったお客様の期待を裏切ってしまうため、対応一つでショップの信頼が大きく左右されます。

「どんな文章なら怒られないかな？」「次につなげるにはどうすればいい？」と悩む方も多いはず。

そこで今回は、誠意が伝わり、逆にファンを作ってしまうような「在庫切れお詫びメール」の極意を詳しく解説します。

在庫切れお詫びメールの基本構成とマナー

お詫びメールを送る際、最も重要なのはスピードです。

お客様は商品が届くのを楽しみに待っています。在庫がないと分かった瞬間に、まずは一報を入れるのが鉄則です。

基本の構成は以下の通りです。

• 件名（一目で内容が分かるもの）
• 宛名（お客様のフルネーム）
• 注文への感謝
• 本題（在庫切れの事実と理由）
• 今後の対応案（代替品の提案やキャンセル処理）
• 改めてのお詫び

特に件名は重要です。「【重要】ご注文商品に関する欠品のお詫び」など、緊急性が伝わる内容にしましょう。

中身を読んでもらう前に、まずは見落とされない工夫が必要です。

また、文章は「申し訳ございません」という言葉だけでなく、「残念ながらご用意できませんでした」というニュアンスを含めることで、共感を得やすくなります。

事務的な連絡に終始せず、人間味のある対応を心がけましょう。

【パターン別】すぐに使えるお詫びメールの例文集

状況に応じて、適切なフレーズを使い分けることが大切です。

ここでは、一般的によくある3つのシチュエーション別の例文を紹介します。

そのままコピペして、自社に合わせて微調整して使ってみてください。

シチュエーション	重視すべきポイント	おすすめの対応
完全欠品・再入荷なし	迅速なキャンセル処理	即時の返金案内
次回入荷待ち（予約転換）	待ち時間の明示	クーポン等の進呈
代替品の提案	メリットの提示	差額の調整や割引

もっとも使いやすいのは「次回入荷待ちを案内する」パターンです。

「せっかくなら待ちたい」というお客様の心理を逃さないよう、具体的な納期を提示しましょう。

Amazonや楽天市場でも、予約商品として対応を切り替えることで売上の損失を防ぐことができます。

お客様を怒らせない「件名」の作り方と重要性

お詫びメールが未読のまま放置されることほど怖いものはありません。

お客様がメール一覧を見た時に、一瞬で「自分の注文に何かあったんだ」と気づいてもらう必要があります。

NGな件名の例は「注文についてのご連絡」といった、内容が曖昧なものです。

「【重要】」や「【お詫び】」といった言葉を文頭に持ってくるのが基本テクニックです。

また、注文番号を件名に入れることで、お客様側でも注文の特定がスムーズになります。

スマホの通知画面で切れない文字数（15〜20文字以内）に重要な言葉を詰め込みましょう。

ビジネスメールとしてのマナーを守りつつ、緊急事態であることをしっかりと伝えます。

最近では、迷惑メールに振り分けられないよう、ドメイン設定の注意喚起をサイト上で行っておくことも有効な対策の一つです。

再入荷の予定がある場合のポジティブな提案方法

在庫がないからといって、すぐにキャンセルを勧めるのはもったいないケースもあります。

もし1週間以内に再入荷する予定があるなら、「予約注文」への切り替えを打診してみましょう。

その際、待ってくださるお客様への感謝として、ちょっとした特典を付けるのがプロの技です。

「もし入荷までお待ちいただけるのであれば、次回使える500円オフクーポンを差し上げます」といった提案は非常に強力です。

これにより、キャンセル率を大幅に下げることが可能になります。

通販サイトでは、Amazonの在庫管理ツールなどを活用して、正確な納期を把握しておくことが不可欠です。

お客様に「待つ価値がある」と思わせることができれば、お詫びメールがきっかけで長期的なリピーターになってくれることもあります。

ネガティブな状況をポジティブな関係構築のチャンスに変えていきましょう。

完売・廃盤で商品が用意できない時の断り方

メーカー側の生産終了や、想定以上の注文殺到で商品が二度と入荷しない場合、これはもっとも慎重な対応が求められます。

まずは、在庫情報の更新が間に合わなかったことへの非を認め、深く謝罪することがスタート地点です。

「システム上のタイムラグにより」という説明は事実であっても、言い訳に聞こえないよう注意が必要です。

この場合、ただキャンセルするだけでなく、似たようなスペックやデザインの「代替品」を提案するのが誠実です。

代替品の方が高額な場合、差額をショップ側で負担して同価格で提供するなどの柔軟な対応も検討しましょう。

お客様が本当に求めていたのは「その商品による悩み解決」であることを忘れてはいけません。

また、返金が発生する場合は、その手続きの流れを極めて具体的に説明します。

「いつ」「どの媒体を通じて」お金が戻るのかを明確にすることで、金銭的な不安を取り除いてあげることが重要です。

代替品を提案して注文キャンセルを防ぐテクニック

在庫切れメールの中で、最も高度で効果的なのが「代替品への誘導」です。

例えば、赤いバッグが在庫切れだった場合、「同モデルのネイビーであれば即日発送可能です」といった具体的な選択肢を提示します。

この際、「こちらの代替品であれば、今ならおまけを同梱します」といったプラスアルファの価値を添えます。

通販サイトの運営において、在庫切れは「売上の喪失」を意味しますが、代替品への誘導に成功すれば、その損失をゼロに抑えることができます。

楽天やYahoo!ショッピングなどのモールでは、類似商品が他店に溢れているため、お客様が他のお店に流れてしまう前に決断を促す必要があります。

そのためにも、メール内に代替品の商品ページのURLを直接貼り付けておきましょう。

「お客様の手間をどれだけ減らせるか」が、キャンセルを防ぐ最大のポイントになります。

URLをクリックするだけで購入手続きが進められるような工夫を凝らしてください。

クレームに発展させないためのクッション言葉の使い方

お詫びの気持ちを伝える際、ストレートすぎる表現は時として冷たい印象を与えてしまいます。

そこで重要になるのが「クッション言葉」の活用です。

本題に入る前に一言添えるだけで、相手の受ける印象は劇的に和らぎます。

例えば、「在庫がありません」と言う前に、「誠に恐縮ながら」「あいにくではございますが」といった言葉を挟みます。

これにより、こちらの申し訳ないという気持ちが伝わりやすくなり、お客様の心理的なハードルを下げることができます。

特に文字だけのコミュニケーションでは、こうした細かな配慮が非常に重要です。

また、「せっかくご注文いただきましたところ」という感謝のニュアンスを含めるのも効果的です。

お客様は「選んで買った」という自負があるため、その行為を肯定しつつ、期待に応えられなかったことを謝罪する姿勢を見せましょう。

ビジネスメールとしての品位を保ちつつ、温かみのある文章を目指してください。

在庫切れの理由をどこまで詳しく書くべきか？

お客様からすれば「なぜ在庫がないのに買えたのか？」という点は大きな疑問であり、不信感の種です。

理由を説明することは大切ですが、言い訳がましくなりすぎない絶妙なバランスが求められます。

「注文が殺到した」「検品時に不備が見つかった」など、事実に即した説明を簡潔に行いましょう。

あまりに内部事情（システムの不具合やスタッフのミスなど）を詳細に書きすぎると、逆にお店の管理体制を疑われてしまいます。

「予想を大幅に上回る反響をいただき」といった、ある種ポジティブな理由を添えるのも一つのテクニックです。

お客様を納得させるための材料として理由を活用し、主眼はあくまで「お詫びと今後の対応」に置くべきです。

理由の種類	書き方のポイント
注文集中	「予想以上の反響」と表現し、感謝を添える
検品不備	「万全の状態でお届けするため」と品質へのこだわりを強調
メーカー欠品	「至急確認をいたしましたが」と努力した姿勢を見せる

どのような理由であれ、最終的には「こちらの管理不足により」と責任の所在を明確にすることが、誠実さの証明になります。

Amazonやメルカリでの取引でも、この丁寧な説明が「悪い評価」を避けるための防波堤となります。

送信タイミングはいつがベスト？24時間ルールの重要性

在庫切れが発覚してからメールを送るまでの時間は、短ければ短いほど良いのは言うまでもありません。

理想は発覚から「3時間以内」、遅くとも「24時間以内」には送信を完了させるべきです。

時間が経てば経つほど、お客様の「届く楽しみ」は膨らみ、その分、欠品を知った時のショックと怒りは大きくなります。

特に通販サイトでは、深夜や早朝に注文が入ることも多いですが、営業開始後すぐに在庫確認を行い、優先的に連絡を入れましょう。

もし詳細な納期確認に時間がかかる場合は、「現在、正確な納期を確認しております。本日中に再度ご連絡いたします」といった中間報告を入れるのも手です。

「放置されている」と感じさせないことが、信頼維持のポイントです。

スピード対応は、それ自体が一種のお詫びとしての機能を果たします。

迅速な連絡を受けたお客様は、「しっかり管理しているお店なんだな（たまたま運が悪かったんだな）」と好意的に受け止めてくれる可能性が高まります。

コスパ最強の信頼回復術は、何よりも「速さ」であることを忘れないでください。

クーポンやポイント付与でリピート率を高める方法

在庫切れはピンチですが、見方を変えれば「個別にお客様と深くコミュニケーションを取る機会」でもあります。

ただ謝るだけで終わらせず、「お詫びのクーポン」を配布することで、次回の買い物につなげることができます。

これは、不満を抱いたお客様を「お店のファン」に変えるためのマーケティング手法です。

「この度はご迷惑をおかけしたお詫びとして、全品10%OFFクーポンを差し上げます」という一言は、怒りを鎮めるだけでなく、再来店の強い動機になります。

実損（在庫切れ）を、未来の売上（リピート購入）で補填する考え方です。

特に、楽天市場やYahoo!ショッピングのように競合が多いプラットフォームでは、こうした「損して得取れ」の精神が生き残りの鍵を握ります。

クーポンを送る際は、有効期限を少し長めに設定してあげると、お客様のペースで買い物を楽しんでもらえます。

「またこの店を使おう」と思わせる一押しを、お詫びメールの最後に添えてみてください。

在庫管理システムを導入して欠品を未然に防ぐ

お詫びメールの書き方をマスターすることも重要ですが、最も良いのは「在庫切れを起こさない体制」を作ることです。

手動での在庫更新には限界があり、複数モールに出店していれば、注文の重なりによる欠品は必然的に発生します。

ここで役立つのが、自動で在庫を同期してくれる管理システムの導入です。

システムを導入すれば、Amazon、楽天、自社サイトなどの在庫数がリアルタイムで連動するため、売り越しリスクを最小限に抑えられます。

お詫びメールを1通書くのにかかる時間と、お客様の信頼低下を考えれば、月額数千円からのシステム投資は非常にコスパが良いと言えます。

「売れたのに売れない」というストレスから解放されるメリットは計り知れません。

また、在庫の動きをデータとして蓄積することで、適切な発注タイミングを把握できるようになります。

場当たり的な対応から脱却し、攻めの在庫戦略を立てることが、通販ビジネスの成功への近道です。

メルカリやヤフオクでの個人間取引における注意点

ネットショップだけでなく、メルカリやヤフオクといった個人間取引（CtoC）でも在庫切れのトラブルは頻発します。

個人同士の場合、ショップ以上に「感情」が重視される傾向にあるため、より丁寧な言葉選びが必要です。

事務的な定型文よりも、少し柔らかい言葉遣いを心がけるとスムーズです。

「他のフリマアプリでも出品しており、タッチの差で売り切れてしまいました」という理由は、個人間では比較的受け入れられやすいものです。

しかし、嘘はいけません。誠実に状況を説明し、すぐに「取引キャンセル」の手続きを提案しましょう。

メルカリなどの場合、キャンセル後の評価は付きませんが、不誠実な対応をすると通報やペナルティの対象になる可能性があります。

返金についてはプラットフォーム側が自動で行ってくれますが、その旨を一言添えてあげると、不慣れな購入者の方も安心します。

「メルカリの事務局を通じて全額返金されますのでご安心ください」といった一言が、トラブルを未然に防ぎます。

クレームに発展させないためのクッション言葉の使い方

お詫びの気持ちを伝える際、ストレートすぎる表現は時として冷たい印象を与えてしまいます。

そこで重要になるのが「クッション言葉」の活用です。

本題に入る前に一言添えるだけで、相手の受ける印象は劇的に和らぎます。

例えば、「在庫がありません」と言う前に、「誠に恐縮ながら」「あいにくではございますが」といった言葉を挟みます。

これにより、こちらの申し訳ないという気持ちが伝わりやすくなり、お客様の心理的なハードルを下げることができます。

特に文字だけのコミュニケーションでは、こうした細かな配慮が非常に重要です。

また、「せっかくご注文いただきましたところ」という感謝のニュアンスを含めるのも効果的です。

お客様は「選んで買った」という自負があるため、その行為を肯定しつつ、期待に応えられなかったことを謝罪する姿勢を見せましょう。

ビジネスメールとしての品位を保ちつつ、温かみのある文章を目指してください。

在庫切れの理由をどこまで詳しく書くべきか？

お客様からすれば「なぜ在庫がないのに買えたのか？」という点は大きな疑問であり、不信感の種です。

理由を説明することは大切ですが、言い訳がましくなりすぎない絶妙なバランスが求められます。

「注文が殺到した」「検品時に不備が見つかった」など、事実に即した説明を簡潔に行いましょう。

あまりに内部事情（システムの不具合やスタッフのミスなど）を詳細に書きすぎると、逆にお店の管理体制を疑われてしまいます。

「予想を大幅に上回る反響をいただき」といった、ある種ポジティブな理由を添えるのも一つのテクニックです。

お客様を納得させるための材料として理由を活用し、主眼はあくまで「お詫びと今後の対応」に置くべきです。

理由の種類	書き方のポイント
注文集中	「予想以上の反響」と表現し、感謝を添える
検品不備	「万全の状態でお届けするため」と品質へのこだわりを強調
メーカー欠品	「至急確認をいたしましたが」と努力した姿勢を見せる

どのような理由であれ、最終的には「こちらの管理不足により」と責任の所在を明確にすることが、誠実さの証明になります。

Amazonやメルカリでの取引でも、この丁寧な説明が「悪い評価」を避けるための防波堤となります。

送信タイミングはいつがベスト？24時間ルールの重要性

在庫切れが発覚してからメールを送るまでの時間は、短ければ短いほど良いのは言うまでもありません。

理想は発覚から「3時間以内」、遅くとも「24時間以内」には送信を完了させるべきです。

時間が経てば経つほど、お客様の「届く楽しみ」は膨らみ、その分、欠品を知った時のショックと怒りは大きくなります。

特に通販サイトでは、深夜や早朝に注文が入ることも多いですが、営業開始後すぐに在庫確認を行い、優先的に連絡を入れましょう。

もし詳細な納期確認に時間がかかる場合は、「現在、正確な納期を確認しております。本日中に再度ご連絡いたします」といった中間報告を入れるのも手です。

「放置されている」と感じさせないことが、信頼維持のポイントです。

スピード対応は、それ自体が一種のお詫びとしての機能を果たします。

迅速な連絡を受けたお客様は、「しっかり管理しているお店なんだな（たまたま運が悪かったんだな）」と好意的に受け止めてくれる可能性が高まります。

コスパ最強の信頼回復術は、何よりも「速さ」であることを忘れないでください。

クーポンやポイント付与でリピート率を高める方法

在庫切れはピンチですが、見方を変えれば「個別にお客様と深くコミュニケーションを取る機会」でもあります。

ただ謝るだけで終わらせず、「お詫びのクーポン」を配布することで、次回の買い物につなげることができます。

これは、不満を抱いたお客様を「お店のファン」に変えるためのマーケティング手法です。

「この度はご迷惑をおかけしたお詫びとして、全品10%OFFクーポンを差し上げます」という一言は、怒りを鎮めるだけでなく、再来店の強い動機になります。

実損（在庫切れ）を、未来の売上（リピート購入）で補填する考え方です。

特に、楽天市場やYahoo!ショッピングのように競合が多いプラットフォームでは、こうした「損して得取れ」の精神が生き残りの鍵を握ります。

クーポンを送る際は、有効期限を少し長めに設定してあげると、お客様のペースで買い物を楽しんでもらえます。

「またこの店を使おう」と思わせる一押しを、お詫びメールの最後に添えてみてください。

在庫管理システムを導入して欠品を未然に防ぐ

お詫びメールの書き方をマスターすることも重要ですが、最も良いのは「在庫切れを起こさない体制」を作ることです。

手動での在庫更新には限界があり、複数モールに出店していれば、注文の重なりによる欠品は必然的に発生します。

ここで役立つのが、自動で在庫を同期してくれる管理システムの導入です。

システムを導入すれば、Amazon、楽天、自社サイトなどの在庫数がリアルタイムで連動するため、売り越しリスクを最小限に抑えられます。

お詫びメールを1通書くのにかかる時間と、お客様の信頼低下を考えれば、月額数千円からのシステム投資は非常にコスパが良いと言えます。

「売れたのに売れない」というストレスから解放されるメリットは計り知れません。

また、在庫の動きをデータとして蓄積することで、適切な発注タイミングを把握できるようになります。

場当たり的な対応から脱却し、攻めの在庫戦略を立てることが、通販ビジネスの成功への近道です。

メルカリやヤフオクでの個人間取引における注意点

ネットショップだけでなく、メルカリやヤフオクといった個人間取引（CtoC）でも在庫切れのトラブルは頻発します。

個人同士の場合、ショップ以上に「感情」が重視される傾向にあるため、より丁寧な言葉選びが必要です。

事務的な定型文よりも、少し柔らかい言葉遣いを心がけるとスムーズです。

「他のフリマアプリでも出品しており、タッチの差で売り切れてしまいました」という理由は、個人間では比較的受け入れられやすいものです。

しかし、嘘はいけません。誠実に状況を説明し、すぐに「取引キャンセル」の手続きを提案しましょう。

メルカリなどの場合、キャンセル後の評価は付きませんが、不誠実な対応をすると通報やペナルティの対象になる可能性があります。

返金についてはプラットフォーム側が自動で行ってくれますが、その旨を一言添えてあげると、不慣れな購入者の方も安心します。

「メルカリの事務局を通じて全額返金されますのでご安心ください」といった一言が、トラブルを未然に防ぎます。

電話でのお詫びとメール、どちらを優先すべき？

「メールだけで済ませていいの？」「電話した方が誠意が伝わるのでは？」と迷うこともあるでしょう。

基本的には、まずはメールを送り、高額注文や特別なギフト注文の場合は電話を併用するのがベストです。

電話は直接声で謝罪できるため、誠意が最も伝わりやすい手段ですが、お客様の時間を拘束するという側面もあります。

特に最近は、見知らぬ番号からの電話を警戒するお客様も増えています。

そのため、メールで「お電話を差し上げましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼いたします」といったクッションを挟み、履歴を残しておくことが重要です。

メールは証拠として残るため、言った言わないのトラブルを防ぐ意味でも必ず送信しましょう。

また、法人間のBtoB取引であれば、電話による即座の謝罪がビジネスマナーとして期待されることが多いです。

相手との関係性や注文の重要度を考慮して、最適なチャネルを選択しましょう。

いずれにせよ、最初のアクションは早ければ早いほど、その後の交渉が有利に進みます。

ギフト注文での在庫切れ！最優先で行うべき神対応

誕生日やクリスマスなど、日付指定があるギフト注文での在庫切れは、通常の注文以上に深刻です。

お客様にとって、その商品は「代えが効かない大切なもの」だからです。

この場合、「他店からでも取り寄せる」あるいは「即座に上位互換品を提案する」などの覚悟が必要です。

ただ「在庫がありません」と伝えるのは不十分です。

「お祝いのお席に間に合わない可能性があるため、弊社で近隣店舗を探しましたところ、別モデルであれば当日着が可能です」といった、代わりの解決策をセットで提示しましょう。

ギフトの場合は特に、通販がコスパ最強なのは「確実に届くから」という信頼に基づいていることを忘れてはいけません。

もしどうしても間に合わない場合は、お詫び状を別途郵送する、あるいは次回のギフトで使える大幅な優待を提案します。

「お客様の大切なイベントを台無しにしたくない」という真剣な想いが伝われば、怒りは感謝に変わることさえあります。

情熱を持った対応こそが、トラブルをドラマに変える鍵となります。

複数商品を注文し、その一部が在庫切れだった場合の対処

3点注文したうちの1点だけが在庫切れだった場合、残りの2点をどう扱うかが議論になります。

勝手に在庫がある分だけ発送するのはNGです。

「全てキャンセルするのか」「ある分だけ発送するのか」をお客様に選んでもらうのが正解です。

「欠品商品を除いた発送でよろしければ、送料を弊社負担に変更いたします」といった提案は非常に喜ばれます。

お客様は「送料を払ってでも1点だけ欲しかったのか？」を天秤にかけています。

その心理的負担を、こちら側のサービスで補ってあげることが、全キャンセルを防ぐコツです。

また、返金手続きも一部返金という形になるため、決済システム上での操作を丁寧に行いましょう。

楽天やAmazonの管理画面では、こうした一部キャンセルの処理が頻繁に行われるため、操作手順をスタッフ間で共有しておくことも重要です。

「残りの商品は確実に、かつ迅速にお届けする」という姿勢を強調しましょう。