【保存版】在庫切れお詫び文の書き方5選！ビジネスで使える例文とNG例を徹底解説

ショップを運営していると、どうしても避けられないのが「在庫切れ」によるトラブルです。

楽しみに待っていたお客様に対して、どのように伝えれば納得してもらえるのか、あるいは信頼を損なわずに済むのか、悩む担当者の方は非常に多いです。

実は、お詫びの文章一つで、その後のリピート率が大きく変わることをご存知でしょうか。

本記事では、プロの視点から誠意が伝わる「在庫切れ お詫び文」の黄金テンプレートを詳しくご紹介します。

なぜ在庫切れのお詫び文が重要なのか？その心理的影響

ECサイトや実店舗において、在庫切れは単なる「商品の欠品」ではありません。

お客様にとっては、「選ぶ時間」や「手元に届く期待感」を裏切られたという心理的ショックが伴います。

ここで適切なフォローがないと、SNSでの悪評や、二度と購入してくれない「離脱」につながってしまいます。

逆に、迅速で丁寧な対応ができれば、「このお店はトラブルの時もしっかりしている」という信頼に変わります。

信頼を勝ち取るための3つのポイント

• スピード対応：発覚後すぐに連絡を入れることが最優先です。
• 明確な理由：なぜ在庫がなくなったのかを簡潔に説明します。
• 代替案の提示：入荷予定や類似商品の紹介で「次」につなげます。

特に最近では、Amazonや楽天市場などの大手モールでも「在庫の整合性」が厳しく問われます。

万が一の事態に備えて、いつでもコピペして使えるテンプレートを手元に置いておくことが、売上を守る秘訣です。

在庫切れ お詫び文の基本構成と必須項目

お詫びの文章を作成する際、自己流で書いてしまうと「何が言いたいのかわからない」という印象を与えかねません。

ビジネス文書としての基本的な骨組みを理解しておくことが大切です。

相手が誰であっても、以下の項目は必ず含めるようにしましょう。

お詫び文の標準的な流れ

項目	内容の詳細
件名	一目で内容がわかるもの（重要：在庫切れに関するお詫びなど）
宛名	会社名、部署名、氏名を正確に。
感謝の言葉	日頃の愛顧や、注文をいただいたことへのお礼。
事実報告	在庫が切れてしまい、提供できないという事実を述べる。
お詫び	期待を裏切ったことに対する深い反省。
今後の対応	返金、キャンセル、再入荷待ちの提案。

これらの項目を網羅することで、論理的かつ誠実な文章になります。

特に「件名」は非常に重要です。お客様は毎日多くのメールを受け取ります。

埋もれないように【重要】などの記号を使うのもテクニックの一つです。

【ケース別】今すぐ使える在庫切れお詫びメール例文：注文後編

一番多いシチュエーションが、「注文を受けた後に在庫切れが判明した」場合です。

この場合、お客様はすでにお金を払う準備ができているため、失望感が非常に大きいです。

以下の例文を参考に、状況に合わせて調整してください。

パターン1：完全に販売終了（廃盤）の場合

「もう手に入らない」という情報を伝えるのは心苦しいですが、はっきりと伝える必要があります。

例文：
「誠に恐縮ながら、ご注文いただきました商品は想定を上回る反響により完売いたしました。メーカーでも製造終了となっており、ご用意することが叶いません。」

この際、「他のオススメ商品」をさりげなく提案することで、他店への流出を防げる場合があります。

通販がコスパ最強でおすすめな時代だからこそ、お客様は「すぐに代わりが見つかる」と思っています。

そのため、こちらから「Amazonや楽天でも人気のこちらの商品はいかがでしょうか？」と提案するのも一つの手です。

パターン2：再入荷の予定がある場合

「待ってもらえるかどうか」を確認するスタイルです。

「〇月〇日に入荷予定ですが、このままお待ちいただけますか？」という問いかけを入れましょう。

期限を明確にすることで、お客様の不安を解消できます。

ショップサイトの掲示用：在庫切れ・欠品のお知らせ文

個別のメールだけでなく、商品ページそのものに掲載する「掲示文」も必要です。

不特定多数の目に触れるため、シンプルで分かりやすい表現が求められます。

文字が多すぎると読まれないため、一目で状況が把握できるようにデザインしましょう。

掲示用テンプレートのポイント

• タイトル：【お詫び】現在、〇〇は在庫切れとなっております
• 本文：ご好評につき、一時的に在庫を切らしております。次回入荷は〇月頃を予定しております。
• 誘導：「入荷通知メール」の設定を促す。

在庫管理ツールを導入していても、急激なトレンド入りなどで対応が追いつかないことはあります。

そんな時は「現在急いで手配しております」という前向きな姿勢を見せることが、ファンを離さないコツです。

最近はメルカリなどのフリマアプリで転売されるケースも多いため、「公式サイトが一番安心」というメッセージも添えると良いでしょう。

取引先への在庫切れ連絡（BtoB）で失礼のない書き方

一般消費者（BtoC）とは違い、取引先（BtoB）への連絡は、よりフォーマルな言葉遣いが求められます。

相手のビジネスに影響を及ぼす可能性があるため、責任の所在を明確にしつつ、解決策を提示します。

ビジネスメールでのNG表現

「たぶん入ってくると思います」といった曖昧な表現は厳禁です。

「現時点での最新状況」を正確に伝え、納期遅延が許容範囲内かどうかを伺います。

特に「代替品」のスペック比較表などを添付すると、相手側の担当者も社内調整がしやすくなります。

項目	注文品 (A)	代替提案品 (B)
価格	5,000円	4,800円
納期	未定	即納可能
性能	標準	同等以上

このように比較して見せることで、「わざわざ調べてくれたんだ」という誠意が伝わります。

ビジネスシーンでは、通販がコスパ最強でおすすめなケースもありますが、信頼関係が第一であることを忘れてはいけません。

電話で「在庫切れ」を伝える際のスクリプトと注意点

メールよりも誠意が伝わりやすいのが「電話」での対応です。

しかし、電話は相手の時間を奪う行為でもあるため、要件を簡潔にまとめる必要があります。

焦って言葉に詰まらないよう、手元にトークスクリプトを用意しておきましょう。

電話対応の黄金フロー

1. 挨拶と身分：「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇ショップの△△です。」
2. 本題の切り出し：「本日、ご注文いただいた商品の件でお電話いたしました。」
3. お詫びと状況：「大変申し訳ございません。確認いたしましたところ、あいにく在庫が……」
4. 解決策の提示：「キャンセルのお手続き、または再入荷までお待ちいただけますでしょうか？」

電話で最も大切なのは「声のトーン」です。

申し訳なさそうな低いトーンで、ゆっくりと話すことで、相手の感情を落ち着かせることができます。

「もしお急ぎでしたら、今すぐ返金処理をいたします」と、相手の利益を最優先にする姿勢を見せましょう。

在庫切れによる注文キャンセルの返金案内と注意点

在庫切れが確定し、注文をキャンセルせざるを得ない場合、返金に関する案内は最もデリケートな部分です。

お金に関わる問題は、少しの言葉足らずが「詐欺ではないか」「本当に返ってくるのか」という不信感に直結します。

お客様の決済方法（クレジットカード、銀行振込、コンビニ払い、ポイント利用など）に合わせた正確な案内を心がけましょう。

決済方法別の返金フロー解説

決済方法	返金の手順と目安
クレジットカード	決済の取り消し処理を行います。締め日により一度引き落とされる場合があります。
銀行振込	お客様の口座番号を伺い、振込手数料をショップ負担で返金します。
コンビニ払い	現金での返金、またはモール独自のポイント・ギフト券での返金となります。
ポイント利用	キャンセル完了後、即時または数日以内にアカウントに返還されます。

特にクレジットカードの場合、「一旦引き落とされる可能性がある」ことを伝えておかないと、通帳を見たお客様から激しいクレームが来る恐れがあります。

「当方でのキャンセル処理は完了しておりますが、カード会社への反映にタイムラグがございます」と一言添えるだけで、安心感が違います。

通販がコスパ最強でおすすめな今の時代、返金対応の速さはショップの「偏差値」として評価されます。

SNSやチャットツールでのカジュアルな欠品お詫び術

最近では、公式LINEやInstagramのDMなどで在庫の問い合わせや注文を受けるケースも増えています。

こうしたツールでは、あまりに堅苦しいビジネス敬語を使うと、逆にお客様との距離を作ってしまうことがあります。

ツールの特性に合わせ、親しみやすさと誠実さを両立させた文章を作成しましょう。

LINE・DMで使える短文テンプレート

「せっかくお問い合わせいただいたのに、ごめんなさい！🙇‍♀️」

このように、適度な絵文字（相手の雰囲気に合わせる）を使うことで、ショックを和らげることができます。

ただし、以下の点には注意が必要です。

• 既読をつけたら、なるべく数分以内に返信する。
• 「完売しました」の一言で終わらせず、次回入荷予定を必ず添える。
• 画像を使って、代わりにオススメできる商品の写真を送る。

SNSは情報の拡散が早いため、対応を誤ると一気に炎上するリスクもあります。

「1対1の対話」であることを意識し、一人ひとりに寄り添ったメッセージを送りましょう。

「在庫あり」と表記していたのに欠品していた場合の言い訳と謝罪

最もお客様を怒らせてしまうのが、「在庫ありになっていたから買ったのに！」というケースです。

システムのタイムラグや入力ミスが原因であることが多いですが、お客様にとっては関係ありません。

この場合、単なる「在庫切れ」よりも一段階深い謝罪が必要です。

誠意を見せるための文章構成

まずは、こちらの管理ミスであることを潔く認めましょう。

「システムの更新が間に合わず、誤った表示となっておりました。多大なるご期待を裏切る形となり、深くお詫び申し上げます。」

さらに、「お詫びとしてのクーポン配布」や「次回送料無料」などの実質的なメリットを提示するのも有効です。

通販がコスパ最強でおすすめだと思っている層は、損をすることに非常に敏感です。

「ミスはあったけれど、結果的に得をした」と思ってもらえるようなリカバリーができれば、ピンチをチャンスに変えられます。

英語での在庫切れ連絡（International Shipping）の例文

海外発送を行っている場合、英語での在庫切れ連絡が必要になるシーンがあります。

英語では、日本のような過剰な謙遜よりも、「事実を正確に伝え、迅速に選択肢を提示する」ことが好まれます。

以下の定型文を覚えておくと非常に便利です。

そのまま使える英語フレーズ集

• Out of stock: 在庫切れ
• Discontinued: 製造終了（廃盤）
• Backordered: 入荷待ち
• Full refund: 全額返金

例文：
“Unfortunately, the item you ordered is currently out of stock. Would you like to wait for the next shipment or receive a full refund?”

（残念ながら、ご注文いただいた商品は現在在庫切れです。次回の発送をお待ちいただけますか、それとも全額返金をご希望でしょうか？）

Yes/Noで答えられるシンプルな質問にすることで、言語の壁があってもスムーズに解決できます。

在庫切れを防ぐための根本的な対策と管理術

お詫び文が上手になることも大切ですが、本来は在庫切れを起こさないことが一番のSEO対策であり、顧客満足への近道です。

現代の物販ビジネスにおいて、人力での在庫管理には限界があります。

どのようなツールや考え方を取り入れるべきか、改めて確認しておきましょう。

効率的な在庫管理の3ステップ

1. 在庫連動システムの導入：楽天、Amazon、自社サイトの在庫を1秒ごとに同期させます。
2. 安全在庫の設定：「残り3個」になったら自動的に販売を停止する設定にします。
3. リードタイムの見直し：メーカーからの取り寄せ時間を正確に把握し、余裕を持った納期設定をします。

「せっかくの売上チャンスを逃したくない」という気持ちはわかりますが、在庫がないものを売るリスクの方がはるかに高いです。

通販がコスパ最強でおすすめなサービスを維持するためには、裏側の「物流」と「データ管理」の強化が欠かせません。

お客様の怒りを鎮める！クレーム対応の心理学

丁寧なお詫び文を送っても、怒りが収まらないお客様も中にはいらっしゃいます。

そのような場合、感情的に対立するのではなく、心理学的なアプローチで対応しましょう。

人は「自分の主張が理解された」と感じると、攻撃性が低下する性質を持っています。

共感と傾聴のテクニック

「さぞかし楽しみにお待ちいただいていたことと存じます」

この一言があるかないかで、相手の受ける印象は180度変わります。

また、クレーム対応の際は以下の「3つの不」を解消することを意識してください。

• 不信：本当のことを言っているのか？
• 不満：なぜ自分だけがこんな目に遭うのか？
• 不便：また別の店で探さなければならない手間。

これらを一つずつ丁寧に紐解いていくことが、「プロの謝罪」です。

在庫切れを防ぐための根本的な対策と管理術

お詫び文が上手になることも大切ですが、本来は在庫切れを起こさないことが一番のSEO対策であり、顧客満足への近道です。

現代の物販ビジネスにおいて、人力での在庫管理には限界があります。

どのようなツールや考え方を取り入れるべきか、改めて確認しておきましょう。

効率的な在庫管理の3ステップ

1. 在庫連動システムの導入：楽天、Amazon、自社サイトの在庫を1秒ごとに同期させます。
2. 安全在庫の設定：「残り3個」になったら自動的に販売を停止する設定にします。
3. リードタイムの見直し：メーカーからの取り寄せ時間を正確に把握し、余裕を持った納期設定をします。

「せっかくの売上チャンスを逃したくない」という気持ちはわかりますが、在庫がないものを売るリスクの方がはるかに高いです。

通販がコスパ最強でおすすめなサービスを維持するためには、裏側の「物流」と「データ管理」の強化が欠かせません。

お客様の怒りを鎮める！クレーム対応の心理学

丁寧なお詫び文を送っても、怒りが収まらないお客様も中にはいらっしゃいます。

そのような場合、感情的に対立するのではなく、心理学的なアプローチで対応しましょう。

人は「自分の主張が理解された」と感じると、攻撃性が低下する性質を持っています。

共感と傾聴のテクニック

「さぞかし楽しみにお待ちいただいていたことと存じます」

この一言があるかないかで、相手の受ける印象は180度変わります。

また、クレーム対応の際は以下の「3つの不」を解消することを意識してください。

• 不信：本当のことを言っているのか？
• 不満：なぜ自分だけがこんな目に遭うのか？
• 不便：また別の店で探さなければならない手間。

これらを一つずつ丁寧に紐解いていくことが、「プロの謝罪」です。

【業種別】在庫切れお詫び文のポイント：飲食店・アパレル・食品

取り扱う商品ジャンルによって、お客様が重視するポイントは異なります。

業種ごとの「痛いところ」を理解した上で、お詫び文をカスタマイズしましょう。

飲食店（テイクアウト・予約）の場合

飲食店での欠品は、お客様の「その日の食事プラン」を台無しにします。

「本日分が完売いたしました」という報告だけでなく、「次回は〇時からの提供となります」といった具体的な案内をしましょう。

アパレル（服・靴）の場合

サイズや色展開が多いアパレルでは、「代わりのサイズがあるか」が最大の関心事です。

「ワンサイズ上でしたら在庫がございます」といった柔軟な提案が喜ばれます。

通販がコスパ最強でおすすめなアパレル業界では、比較検討が激しいため、迅速な代替案が命取りになります。

在庫切れ連絡で絶対にやってはいけないNG行動5選

お詫び文の内容以前に、信頼を一瞬で失うNG行動があります。

以下の行動に心当たりがある場合は、すぐに改善が必要です。

連絡を後回しにする

「怒られるのが怖いから」と数日放置するのは最悪です。

時間が経てば経つほど、お客様の怒りは指数関数的に増大します。

責任を配送業者やシステム会社のせいにする

たとえ外部要因であっても、お客様から見れば「あなたの店」の問題です。

「当方の管理不足により」と主語を自分たちに置くのがマナーです。

謝罪なしにキャンセル処理だけ行う

機械的な自動送信メールだけで終わらせるのは、感情の通わない「冷たい店」という印象を与えます。

入荷時期を適当に答える

「来週には入ると思います」と言って入らなかった場合、再炎上は免れません。

高圧的な態度をとる

逆ギレに近い態度は、今の時代すぐにSNSで拡散され、経営に大打撃を与えます。

再入荷通知の活用で「機会損失」を「売上」に変える方法

在庫切れを「終わり」にするのではなく、「次へのステップ」に変える仕組みが「再入荷通知」です。

お詫び文の最後に、この案内を必ず入れるようにしましょう。

再入荷通知メールの文言案

「本商品は現在欠品中ですが、こちらのボタンからメールアドレスをご登録いただければ、入荷次第すぐに通知いたします。」

この一言があるだけで、「他の店で買うか」と考えていたお客様を引き止めることができます。

通販がコスパ最強でおすすめな理由の一つは、こうした「待ち」の利便性にもあります。

「欲しい人リスト」を事前に作ることで、入荷後の初速売上を最大化することが可能です。

まとめ：誠実なお詫び文が最強のマーケティングになる

在庫切れは決して良いことではありませんが、その後の「お詫び文」の質によって、ピンチをチャンスに変えることができます。

今回ご紹介したテンプレートやテクニックを活用し、お客様との信頼関係をより深めていきましょう。

今回のポイントをおさらい

• お詫びはスピードが命。
• 理由を明確にし、代替案を提示する。
• 返金案内はミスなく、丁寧に。
• 再入荷通知などの仕組みで未来の売上につなげる。

通販がコスパ最強でおすすめな現代において、差別化できるのは「人の温かみが伝わる対応」です。

あなたの誠実な一言が、お客様の心を動かし、長期的なリピーターを生むきっかけになることを願っています。