【保存版】在庫切れのお詫びを英語で伝える例文5選！ビジネスメールの書き方【必見】

ビジネスシーンやECサイトの運営において、注文を受けた商品の在庫が切れてしまっていることに気づいた瞬間、冷や汗をかくことはありませんか？

特に相手が海外の取引先や顧客である場合、失礼のない言葉選びと迅速な対応が、今後の信頼関係を左右すると言っても過言ではありません。

英語での謝罪は、ただ「ごめんなさい」と伝えるだけでなく、なぜ在庫がないのか、いつ入荷するのか、あるいは代替案があるのかを明確に伝える必要があります。

この記事では、プロのWebライターが厳選した、そのままコピペで使える「在庫切れのお詫び」の英語フレーズやメールテンプレートを詳しく解説します。

英語で在庫切れを伝える際に絶対に外せない基本構成とは？

英語で在庫切れ（Out of Stock）のお詫びメールを作成する際には、日本語のビジネスメールと同様に決まった型が存在します。
この型を崩さずに書くことで、相手に状況を正確に、かつプロフェッショナルに伝えることができます。

まずは、どのような順番で情報を整理すべきか、その基本構造を確認していきましょう。

注文に対する感謝の言葉

いきなり「在庫がありません」と切り出すのは、英語圏でも少し唐突な印象を与えます。
まずは、”Thank you for your recent order.”（ご注文ありがとうございます）といった一言を添えるのがマナーです。

在庫切れという事実を伝える

ここで核心に触れます。曖昧な表現を避け、”Unfortunately, the item you ordered is currently out of stock.”（残念ながら、ご注文いただいた商品は現在在庫切れです）とはっきりと伝えます。

理由とお詫び

予期せぬ需要の増加（Unexpectedly high demand）など、差し支えない範囲で理由を添え、深くお詫びをします。
“We apologize for any inconvenience this may cause.”（ご不便をおかけして申し訳ございません）は、ビジネスで最もよく使われる謝罪フレーズの一つです。

今後の対応策（代替案や入荷予定）

ここが最も重要です。ただ謝るだけでなく、「いつ入荷するのか（Restock date）」「キャンセルを受け付けるのか」「似た商品を勧めるのか」を具体的に提示しましょう。

これらの要素を網羅することで、トラブルをスムーズに解決へと導くことができます。

構成要素	役割	代表的な英語表現
Opening	注文への感謝	Thank you for your order.
The Problem	在庫切れの報告	Currently out of stock.
Apology	謝罪	We sincerely apologize.
Solution	解決策の提示	Refund or Replacement.

「在庫切れ」を表現する英語バリエーションをマスターする

「在庫切れ」と一口に言っても、一時的なものなのか、それとも完全に廃盤（Discontinued）なのかによって、使うべき英単語が変わります。
状況に応じた正しい表現を使い分けることで、誤解を防ぐことができます。

一時的な在庫切れ：Out of stock

最も一般的で便利な表現です。“out of stock”は、現時点で手元に在庫がないことを指します。
“Temporarily out of stock”（一時的な在庫切れ）とすることで、再入荷の可能性があることを強調できます。

注文が重なり在庫がない：Backordered

注文は受け付けられるものの、発送が遅れる状態を指すのが“backordered”です。
「入荷待ち」というニュアンスが強く、ECサイトなどでよく見かける表現ですね。

取り扱い終了：Discontinued / No longer available

今後二度と入荷しない場合は、はっきりとその旨を伝える必要があります。
“The item has been discontinued.”（その商品は製造中止になりました）や、”It is no longer available.”（もう手に入りません）を使います。

相手を期待させすぎないよう、再入荷の目処が立たない場合はこれらの強い言葉を選ぶことが誠実さと言えます。

最近では、海外サイトから直接購入するユーザーも増えており、こうした細かいニュアンスの違いを理解していると、コミュニケーションが非常にスムーズになります。
特に、AmazonやeBayなどの海外通販を利用する際にも、これらの単語を知っておくと「いつ届くのか」の判断がしやすくなりますね。

【ケース別】すぐに使えるお詫びメールのテンプレート集

ここからは、シチュエーション別のメールテンプレートをご紹介します。
状況に合わせて括弧内の情報を書き換えて使用してください。

ケース1：一般的な在庫切れ（再入荷未定の場合）

「在庫がなくなってしまったので、注文を一度キャンセルしたい」という場合の丁寧なテンプレートです。

Subject: Important Information regarding your Order #[Order Number]
Dear [Customer Name],
Thank you for shopping with us.
We are writing to inform you that the item you ordered, [Product Name], is currently out of stock due to unexpectedly high demand.
Unfortunately, we do not have a confirmed restock date at this time.
Therefore, we have processed a full refund for your order.
We sincerely apologize for any disappointment this may cause.
Best regards,
[Your Name]

ケース2：入荷待ち（Backorder）を案内する場合

「発送は遅れるけれど、待ってもらえるなら送る」という提案をする場合のテンプレートです。

Subject: Notification: [Product Name] is on Backorder
Dear [Customer Name],
Thank you for your order.
We regret to inform you that [Product Name] is currently on backorder.
We expect to have more units in stock by [Date].
We will ship your order as soon as the item becomes available.
If you would prefer not to wait, please let us know, and we will cancel your order and issue a refund immediately.
Thank you for your patience.

このように、相手に選択肢（待つかキャンセルするか）を与えるのが、海外取引におけるスタンダードな対応です。
こうした丁寧な対応を心がけることで、在庫切れというマイナスな状況でも、ポジティブなショップレビューに繋がることもあります。

もし、ビジネス英語に自信がない、あるいはより高度な交渉が必要な場合は、翻訳ツールだけでなく、オンラインのビジネス英語辞書なども併用するのがおすすめです。
また、海外通販サイトのカスタマーサポートの返信を参考にすることも、生きた英語を学ぶ近道ですよ。

在庫切れによる注文キャンセルの際の返金案内フレーズ

在庫切れでお詫びをする際、セットで必要になるのが「返金（Refund）」に関する案内です。
お金に関わる話はトラブルになりやすいため、「いつ」「どのように」返金されるのかを明確に示す必要があります。

全額返金を伝える

“We have issued a full refund to your original payment method.”（元のお支払い方法へ全額返金の手続きを行いました）
この一文があるだけで、顧客の不安は大幅に解消されます。

返金までの期間を伝える

“Please allow 3-5 business days for the refund to appear on your statement.”（明細に反映されるまで3〜5営業日ほどお待ちください）
クレジットカード会社の処理時間を考慮した表現を添えるのが親切です。

一部返金の場合

複数注文のうち1点だけが在庫切れの場合などは、”We will refund the amount for the out-of-stock item.”（在庫切れの商品分のみ返金いたします）と伝えます。

最近の海外通販では、返金の代わりに「次回使えるクーポンコード」を発行するケースも見られます。
しかし、まずは現金（またはクレジット決済の取り消し）での返金を基本とし、クーポンはあくまでもお詫びのプラスアルファとして提示するのが無難です。

こうした事務的な手続きを英語で行うのはハードルが高く感じるかもしれませんが、定型文を覚えてしまえば怖くありません。
通販サイトなどの管理画面で使える英語設定なども確認しておくと、より効率的に作業が進みますね。

代替案を提示して「在庫切れ」をチャンスに変える方法

在庫がないことを伝えるだけで終わってしまうと、その顧客は二度と戻ってこないかもしれません。
プロのビジネスパーソンは、在庫切れを「別の商品を提案するチャンス」に変えます。

似た商品を提案する表現

“As an alternative, we would like to recommend [Product B].”（代わりとして、[商品B]をおすすめいたします）
“It has similar features and is currently in stock.”（似た機能を備えており、現在は在庫がございます）

割引を提案する表現

“To show our appreciation for your patience, we would like to offer you a 10% discount on your next order.”（お待たせしているお礼として、次回のご注文で使える10%割引を提供させていただきます）
こうした配慮が、リピーター獲得の鍵となります。

英語でのやり取りは、日本語よりも「結論を先に、かつ論理的に」進めることが好まれます。
「残念ながら在庫はありません（悪いニュース）」「しかし、こんな良い案があります（良いニュース）」という構成で伝えると、相手も納得しやすくなります。

また、こうした交渉はスピードが命です。
相手が他のお店で買ってしまう前に、迅速に代替案を提示しましょう。
通販のスピード感に慣れている現代のユーザーにとって、24時間以内の返信は最低条件と言えるかもしれません。

在庫切れメールを送る最適なタイミングとスピード感の重要性

ビジネスにおいて「悪いニュース」ほど早く伝えるべきである、という鉄則があります。
特に英語圏の取引先や顧客は、「在庫がない」という事実よりも「連絡が遅い」ことに対して強い不満を抱く傾向にあります。

注文を受けてから数日経ってから「実は在庫がありませんでした」と連絡するのは、相手のビジネスチャンスや予定を奪う行為になりかねません。

理想的な返信時間は24時間以内

ECサイトであれば、注文確認メールの直後、遅くとも24時間以内には個別のお詫びメールを送るのが理想です。
「現在確認中ですが、在庫切れの可能性があります」という中間報告を一件入れるだけでも、相手の受ける印象は大きく変わります。

時差を考慮したコミュニケーション

海外とのやり取りでは時差が発生しますが、それを言い訳にせず、可能な限り迅速にアクションを起こしましょう。
「It’s better to be early than late.（遅いよりは早いほうが良い）」の精神で、まずは第一報を入れることが信頼維持の鍵となります。

迅速な対応は、単なるマナーではなく、立派なリスクマネジメントです。
誠実な姿勢を見せることで、将来的な取引継続の可能性を残すことができます。

「申し訳ございません」だけじゃない！誠意が伝わる謝罪表現の深掘り

英語で謝る際、つい “I’m sorry” ばかり使っていませんか？
ビジネスメールでは、状況の深刻さや相手との関係性に応じて、より適切な言葉選びが求められます。

公式な場での謝罪：We sincerely apologize

企業として正式に謝罪する場合は “We sincerely apologize” が最も一般的です。
“I’m sorry” よりも重みがあり、プロフェッショナルな響きになります。

ご不便への配慮：We regret to inform you

「残念ながら〜をお知らせしなければなりません」という枕詞として使われる “We regret to inform you” も非常に重要です。
これは単なる謝罪を超えて、「こちらとしても心苦しいのですが」というニュアンスを含ませることができます。

深くお詫びする場合：Our deepest apologies

重大なミスや、長期間お待たせしてしまった場合には “Our deepest apologies”（深くお詫び申し上げます）を使用します。
このように、謝罪の「度合い」を言葉でコントロールすることが、英語コミュニケーションの醍醐味でもあります。

言葉の強弱を使い分けることで、こちらの誠意がより正確に相手に伝わります。
通販サイトのレビュー対策としても、こうした丁寧な言い回しを知っておくことは非常に有利に働きます。

在庫状況の確認ミスを防ぐためのビジネス英語フレーズ

在庫切れが発生してしまった後だけでなく、未然に防ぐための確認作業でも英語は必要になります。
サプライヤー（仕入れ先）に対して在庫状況を詳しく聞き出すためのフレーズを覚えておきましょう。

現在の在庫数を確認する

“Could you please provide the current inventory level for [Item Number]?”（[商品番号]の現在の在庫数を教えていただけますか？）
正確な数字を把握することで、顧客に対して「残りわずかです」といった正確な案内が可能になります。

再入荷の予定を具体的に聞く

“When do you expect to restock this item?”（この商品はいつ再入荷する予定ですか？）
“Is there a confirmed shipping date for the next batch?”（次回のロットの出荷日は確定していますか？）

在庫の取り置きを依頼する

“Could you hold 50 units of [Product Name] for us until tomorrow?”（明日まで[商品名]を50個取り置きしていただけますか？）

こうした事前の確認を徹底することで、顧客に対して「在庫切れでお詫びする」という最悪の事態を回避できます。
ビジネスは「段取り」が8割と言われますが、英語圏との取引でもそれは同じです。

確認項目	英語フレーズ
在庫の有無	Is this item currently in stock?
入荷時期	When will it be available again?
最小発注量	What is the Minimum Order Quantity (MOQ)?

「発送遅延」が発生した際のお詫びと進捗報告の英語術

在庫切れと似ていますが、在庫はあるものの発送が遅れている（Shipment delay）場合も、丁寧な説明が必要です。
何も連絡がないまま発送予定日を過ぎるのが、最も顧客の信頼を損なう行為です。

遅延の事実を伝える

“We are experiencing some delays in processing your order.”（現在、ご注文の処理に遅れが生じております）
理由として「繁忙期（Peak season）」や「物流の混雑（Logistical issues）」などを添えると理解が得られやすいです。

新しい到着予定日を提示する

“The new estimated delivery date is [Date].”（新しい到着予定日は[日付]です）
具体的な日付を出すことで、相手は安心します。

お詫びの気持ちとしての対応

“We would like to upgrade your shipping to Express at no extra cost.”（追加料金なしで配送をエクスプレス便にアップグレードさせていただきます）
こうした具体的なメリットを提示することで、遅延への不満を和らげることができます。

ネットショップなどの通販において、配送の速さは顧客満足度に直結します。
もし遅れてしまうのであれば、それを補うだけの「誠意ある提案」をセットにすることが、プロの仕事と言えるでしょう。

注文の一部が在庫切れだった場合の分割発送案内

複数の商品を一度に注文され、そのうちの1点だけが在庫切れだった場合、対応には2つのパターンがあります。
「揃うまで待つ」か「揃っているものだけ先に送る（Split shipment）」かです。

分割発送を提案する

“We can ship the items currently in stock first, and send the remaining item as soon as it arrives.”（在庫があるものを先に発送し、残りは入荷次第お送りすることも可能です）

追加送料について説明する

通常、こちらの都合での分割発送であれば “at no additional shipping cost”（追加送料なしで）とするのが誠実です。
もし送料がかかる場合は、事前に承諾を得る必要があります。

一括発送を希望するか聞く

“Would you prefer to wait and have all items shipped together?”（すべての商品が揃ってからの一括発送をご希望されますか？）

このように、相手の意向を尊重する姿勢を見せることが大切です。
「勝手にバラバラに送られてきた」と思われると、受け取りの手間などでクレームになる可能性もあるため注意しましょう。

特にメルカリやヤフオクなどの個人間取引から、本格的なECサイト運営まで、この「分割発送」の判断基準は非常に重要です。
通販がコスパ最強と言われる現代だからこそ、サービス面での差別化が求められています。

在庫切れによるクレームを未然に防ぐ「規約」の書き方

どれだけ注意していても、在庫切れは起こり得ます。
あらかじめサイト上の「利用規約（Terms and Conditions）」や「ショッピングガイド」に、在庫に関する注意書きをしておくことで、法的なトラブルや過度なクレームを避けることができます。

よく使われる免責事項（Disclaimer）

“Stock levels are subject to change without notice.”（在庫状況は予告なく変更される場合があります）
“In the event an item is out of stock, we reserve the right to cancel the order.”（在庫切れの場合、注文をキャンセルする権利を有します）

リアルタイム在庫の限界を説明する

“While we strive for accuracy, inventory data may not always be up-to-the-minute.”（正確を期しておりますが、在庫データは必ずしもリアルタイムではない場合があります）

こうした一文があるだけで、万が一の際の説明がしやすくなります。
もちろん、これを盾に不誠実な対応をしてはいけませんが、防衛策として英語での記載を確認しておきましょう。

海外向けの販売（越境EC）を検討している方は、「返品・返金ポリシー（Return & Refund Policy）」も併せて整備しておくのがコスパ的にも安心でおすすめです。

SNSやチャットツールで使える「在庫切れ」の短文フレーズ

最近ではメールだけでなく、WhatsApp、WeChat、InstagramのDMなどでビジネスのやり取りが行われることも増えています。
チャット形式では、メールほど堅苦しくない、かつ丁寧な短文が好まれます。

チャットでサクッと伝える

“Hi! Just a heads up, [Product] is currently sold out. Sorry about that!”（こんにちは！お知らせですが、[商品]は現在売り切れです。すみません！）
“I’ll let you know as soon as we have more in stock.”（再入荷したらすぐにお知らせしますね）

スタンプや絵文字の活用

相手との関係性にもよりますが、 🙏 (Praying hands) や 🙇 (Bowing person) などの絵文字は、英語圏でも「申し訳ない」というニュアンスとして伝わりやすいです。
ただし、あくまで補助的なものとして使い、基本は言葉でしっかりと伝えましょう。

ステータス更新を促す

“Please check our website for real-time updates.”（リアルタイムの更新情報はウェブサイトを確認してください）

SNSでのコミュニケーションはスピードが命です。
型にハマりすぎず、かつ失礼のない範囲でフレンドリーに対応するのが、現代のトレンドブログ風ビジネススタイルです。

在庫切れのお詫びメールで使える「件名（Subject）」のパターン選

メールを開封してもらえるかどうかは、件名の分かりやすさに懸かっています。
相手が忙しいビジネスパーソンであればあるほど、一目で「自分の注文に関する重要なお知らせ」だと理解できる件名にする必要があります。

最も標準的な件名

“Regarding your order #[Order Number]”（ご注文番号#[番号]について）
これに “Update” や “Important Information” を付け加えると、より開封率が高まります。

在庫切れを件名で伝える場合

“Notification: [Product Name] is currently out of stock”
開封前に内容を伝えることで、相手に心の準備をさせることができます。誠実さを重視するスタイルです。

至急の確認が必要な場合

“Urgent: Action required for your order #[Order Number]”
返金か代替案の選択を即座に仰ぎたい場合に有効な、少し強めの表現です。

件名に「Apology（お詫び）」という言葉を入れるのも一つの手ですが、まずは「どの注文の話か」を特定できる情報を優先しましょう。
通販サイトの自動送信メールと間違われないよう、適度にパーソナライズすることも大切です。

優先度	件名の例	使用シーン
高	Urgent update regarding order #12345	早急な返信が欲しい時
中	Status update for your order: [Product Name]	状況のみを報告する時
低	A message from [Shop Name] customer service	一般的な連絡

注文キャンセルを英語で伝える際の「お詫び＋理由」の黄金セット

在庫切れでキャンセルをお願いする場合、ただ「ない」と言うだけでは不十分です。
なぜそのような事態になったのか、納得感のある理由を添えることで、相手の怒りを鎮めることができます。

理由1：需要が予想を大幅に上回った

“Due to an unexpected surge in demand, we have run out of stock faster than anticipated.”
（予想外の需要増により、想定よりも早く在庫が切れてしまいました）

理由2：システム上のエラー

“An error in our inventory system caused an incorrect stock count to be displayed.”
（在庫システムの不具合により、誤った在庫数が表示されてしまいました）

理由3：入荷の遅延

“Our supplier has informed us of a delay in the production of this item.”
（仕入れ先より、この商品の生産が遅れているとの連絡が入りました）

このように、「不可抗力であったこと」や「現在は改善に努めていること」を暗に示すのがビジネス英語のテクニックです。
もちろん、言い訳がましくなりすぎないよう注意し、お詫びの言葉（We apologize）とセットで使いましょう。

最近の通販業界では、こうしたミスを防ぐためのAI導入も進んでいますが、最後はやはり人間の丁寧な言葉遣いがモノを言います。

「再入荷通知」を希望するか確認する際のスマートな聞き方

現在は在庫がなくても、将来的に入荷する予定があるなら、見込み客として繋ぎ止めておくべきです。
「再入荷したら連絡しましょうか？」という提案を英語でスマートに行いましょう。

再入荷通知を提案する

“Would you like us to notify you when this item is back in stock?”（この商品が再入荷した際にお知らせしましょうか？）

順番待ちリストへの登録

“We can add you to our waiting list so that you’ll be among the first to know.”（順番待ちリストに追加し、優先的にお知らせすることも可能です）

入荷時期の目安を伝える

“We expect to have it back in stock within the next two weeks.”（今後2週間以内には再入荷する見込みです）

相手に「待つ価値がある」と思わせることができれば、注文のキャンセルではなく「予約（Pre-order）」への切り替えも期待できます。
通販において在庫切れは「売上の機会損失」ですが、この工夫一つで将来の売上に変えることができるのです。

英語での交渉に役立つ「謝罪の品」や「割引」の提案方法

在庫切れでお客様に多大な迷惑をかけてしまった場合、言葉だけではなく実質的なメリットを提供することで、不満を解消できます。
この「お詫びの品」を提案する際のフレーズを身につけておきましょう。

次回使えるクーポンを贈る

“As a token of our apology, please use the code ‘SORRY10’ for a 10% discount on your next purchase.”
（お詫びのしるしとして、次回のご購入時に10%割引となるコード’SORRY10’をご利用ください）

おまけの品を同封する（発送できる商品がある場合）

“We will include a small gift with your remaining items to apologize for the delay.”
（遅延のお詫びとして、残りの商品にささやかなギフトを同封させていただきます）

送料を無料にする

“We would like to offer free shipping on your next order as a gesture of goodwill.”
（誠意のしるしとして、次回のご注文の送料を無料にさせていただきます）

こうした小さな気遣いが、炎上を防ぎ、逆にファンを増やすきっかけになります。
通販のコスパを追求するユーザーにとっても、こうした実利のある提案は非常に喜ばれます。

在庫切れが発生した際の社内・チーム内での英語報告フレーズ

対外的なお詫びだけでなく、社内のチームや上司、あるいは仕入れ担当者への報告も英語で行う必要があるかもしれません。
事実を淡々と、かつ正確に伝えるための社内向けフレーズです。

状況を報告する

“We have a stockout on our best-selling item, [Product Name].”
（売れ筋商品の[商品名]が在庫切れ（ストックアウト）しました）

原因と影響を説明する

“The inventory mismatch was caused by a system sync error.”
（在庫の不一致は、システムの同期エラーによって発生しました）
“Approximately 50 orders are affected by this issue.”（この問題により、約50件の注文に影響が出ています）

解決策を提案する

“I suggest we switch the item status to ‘Pre-order’ on the website immediately.”
（ウェブサイト上のステータスをすぐに『予約注文』に切り替えることを提案します）

社内報告では、感情的な言葉よりも数字や具体的な原因、そして解決策をセットにすることが求められます。
「どうするべきか」という自分の意見を英語で堂々と伝えることで、チーム内での信頼も高まるでしょう。

お詫びの返信が来た！相手の要望に応えるための英語フレーズ

お詫びメールを送った後、相手から「いつ届くの？」「じゃあキャンセルして」といった返信が届きます。
その後のやり取り（フォローアップ）を完結させるためのフレーズです。

キャンセル希望を承諾する

“Certainly. We have cancelled your order as requested.”（承知いたしました。ご要望通り、注文をキャンセルいたしました）

入荷まで待ってくれると言われた時

“Thank you for your understanding and for choosing to wait.”（ご理解いただき、またお待ちいただけるとのこと、ありがとうございます）

代替案を受け入れてくれた時

“We are glad to hear that the alternative item works for you. We will ship it out today.”（代替品を気に入っていただけて幸いです。本日発送いたします）

最後まで気を抜かず、丁寧に対応を終えることが大切です。
「終わり良ければすべて良し」という言葉通り、最後のメールが丁寧であれば、トラブルの印象を払拭することができます。

通販サイトを運営する上で、リピート率は何よりも重要な指標です。
在庫切れというピンチを、最高のカスタマーサービスを見せる機会に変えていきましょう。

まとめ：英語での在庫切れ対応は「誠実さ」と「提案」がすべて

ここまで、「在庫切れのお詫び」に関する様々な英語表現やメールテンプレートを見てきました。
大切なのは、英語の流暢さよりも、「相手に不便をかけて申し訳ない」という気持ちと、「次にどうするか」という具体的な解決策を提示することです。

最後に、この記事で紹介したポイントをおさらいしましょう。

• お詫びメールは24時間以内に送る。
• 件名に注文番号を入れ、一目で重要性を伝える。
• 返金案内や代替案の提示をセットにする。
• 規約や事前確認でトラブルを未然に防ぐ。
• お詫びの割引などで、ピンチをリピートのチャンスに変える。

英語でのビジネスは難しく感じるかもしれませんが、基本のフレーズを組み合わせていけば必ず伝わります。
困った時はこの記事のテンプレートを参考に、自信を持って対応してみてください。

通販がコスパ最強の時代だからこそ、人間にしかできない温かみのある対応で、世界中の顧客と信頼関係を築いていきましょう！