【保存版】在庫切れのお詫び例文3選！お客様の信頼を勝ち取るメールの書き方【必見】

ネットショップや実店舗を運営していると、避けては通れないのが「在庫切れ」のトラブルですよね。
せっかく注文してくれたお客様に対して、どのように伝えれば不快な思いをさせずに納得してもらえるか悩む方は非常に多いです。

実は、在庫切れの案内一つで、その後のリピート率が劇的に変わることをご存知でしょうか？
対応が遅れたり、不誠実な文面だったりすると、二度と購入してもらえないばかりか、悪い口コミが広がってしまうリスクもあります。

そこで今回は、プロが実践する「在庫切れのお詫び例文」をシチュエーション別に詳しく解説します。
そのままコピペして使えるテンプレートも用意しましたので、ぜひ最後までチェックしてくださいね！

在庫切れメールの基本構成と必須項目

在庫切れをお知らせするメールには、必ず含めるべき項目がいくつかあります。
これらが抜けていると、お客様は「結局どうすればいいの？」と混乱してしまいます。

まずは基本となる5つのポイントを押さえておきましょう。

• 件名：一目で「在庫切れの連絡」だとわかるようにする
• お詫び：在庫不足により商品が届けられないことへの深い謝罪
• 理由：なぜ在庫がなくなったのか（注文殺到、検品不良など）
• 代替案：次回の入荷時期や、似た商品の提案
• 対応の選択：キャンセルするか、入荷を待つかの確認

特に件名は重要です。「ご注文について」だけでは不十分で、「【重要】ご注文商品の欠品とお詫び」のように記載しましょう。
お客様は急いでいることが多いため、結論を先に述べるのが鉄則です。

【シーン別】そのまま使える！在庫切れのお詫び例文集

一口に在庫切れと言っても、状況によって最適な文面は異なります。
ここでは、最も頻繁に発生する3つのパターンに合わせた例文をご紹介します。

入荷の目処が立っている場合

「〇月〇日に入荷予定です」と具体的に伝えられる場合は、お客様も待ちやすいです。
入荷次第すぐに発送する旨を伝え、安心感を与えましょう。

完全な廃盤・次回入荷未定の場合

この場合は、早急なキャンセル処理と返金手続きの案内が必要です。
「せっかくお選びいただいたのに申し訳ございません」という気持ちを強調します。

注文が殺到してタッチの差で売り切れた場合

「システム更新のタイミングにより…」と理由を添えることで、誠実さが伝わります。
ECサイトではよくあることですが、丁寧な説明があるだけで印象は180度変わります。

ちなみに、こうした事務作業を効率化するには専用のソフトが便利ですが、急ぎの場合はAmazonや楽天で在庫を確保して直送するという裏技を使うショップも少なくありません。
通販はコスパ最強で、配送も早いため、代替品を提案する際にも参考にしやすいですよ。

お客様の怒りを鎮める！誠意が伝わる言葉選びのコツ

在庫切れの連絡は、お客様にとって「ガッカリ」な体験です。
そのマイナスの感情をプラス、あるいはフラットに戻すにはクッション言葉の活用が欠かせません。

例えば、単に「在庫がありません」と言うのではなく、以下のような表現を使いましょう。

NG表現	OK（誠意ある）表現
在庫がありません	あいにく在庫を切らしており、ご用意が叶いません
キャンセルします	誠に勝手ながら、今回はキャンセルとさせていただきます
お待ちください	もしよろしければ、次回入荷までお待ちいただければ幸いです

このように、「あいにく」「せっかく」「誠に勝手ながら」といった言葉を添えるだけで、文章の角が取れます。
また、お詫びの印として「次回使えるクーポン」などを発行するのも、リピーター獲得には有効な手段です。

件名だけで内容が伝わる！開封率を高めるタイトルの付け方

お客様のメールボックスには、毎日たくさんのメールが届きます。
在庫切れのような重要な連絡が埋もれてしまわないよう、件名の工夫は必須です。

効果的な件名の例をいくつか挙げます。

• 【重要】ご注文商品の在庫欠品とお詫び（注文番号：12345）
• 【要確認】ご予約商品の入荷遅延に関するご案内
• 商品欠品によるご注文キャンセルのお願い（〇〇ショップ）

ポイントは、【重要】や【要確認】といった目立つタグを冒頭につけることです。
また、自分の名前（店名）や注文番号を記載することで、お客様が「自分のことだ」と一目で判断できるようになります。

連絡が遅くなればなるほど、お客様の期待は高まり、その分落胆も大きくなります。
システムで自動検知できない場合は、気付いた瞬間にまずは第一報を入れるのがプロの仕事です。

ネットショップ運営で在庫切れを防ぐための対策とは？

お詫びの例文を知ることも大切ですが、何よりも「在庫切れを起こさない仕組み」を作ることが重要です。
頻繁に在庫切れが発生するショップは、管理体制に問題があると見なされてしまいます。

一般的に、在庫切れの原因は以下の3点に集約されます。

1. 実店舗とネットショップの在庫連動ができていない
2. 卸業者からの入荷予定を把握しきれていない
3. 棚卸しが正確に行われておらず、帳簿上の数字とズレている

これらを防ぐには、やはりITの力を借りるのが一番です。
最近では、複数のモール（楽天、Amazon、Yahoo!など）を一括管理できるツールが安価で提供されています。
手作業での管理はミスがつきものですから、コスパ最強の管理ソフトを導入することが、結果的に人件費や機会損失を防ぐ近道になります。

英語での在庫切れ対応！海外のお客様へ送るお詫びフレーズ

越境ECや海外対応をしている場合、英語で在庫切れを伝えなければならない場面もあります。
英語では、遠回しな表現よりもストレートに状況を伝えるのが一般的です。

便利な定番フレーズを紹介します。

• We are sorry to inform you that the item is out of stock.
  （あいにく、その商品は在庫切れであることをお知らせいたします。）
• We expect to have it back in stock by [Date].
  （[日付]までには再入荷する予定です。）
• Would you like to cancel your order or wait for the next shipment?
  （注文をキャンセルされますか、それとも次回の発送をお待ちいただけますか？）

英語での対応でも、感謝の気持ち（Thank you for your order）を忘れずに添えることが大切です。
翻訳ツールを使いつつも、最後は丁寧な定型文で締めくくるようにしましょう。

海外配送の場合、代替品の提案も有効です。
「同じブランドのこちらの商品なら即納可能です」と伝えれば、売上を逃さずに済むかもしれません。

検品不良で見つかった在庫切れ…正直に伝えるべき？

「在庫はあるはずだったのに、発送前の検品で壊れていることが判明した」というケースもあります。
この場合、単なる「在庫切れ」とするか「検品不良」とするか迷うところですよね。

結論から言うと、「検品で不備が見つかった」と正直に伝えるほうが、お客様の信頼は得やすいです。
「粗悪品を届けないために、しっかりとチェックしている」というポジティブな側面も伝わるからです。

例文としては以下の通りです。
「発送前に厳重な検品を行いましたところ、残念ながら商品に一部不備が発見されました。お客様に完璧な状態でお届けすることが叶わないため、誠に勝手ながら…」

このように伝えれば、お客様も「それなら仕方ないな」と納得してくれる確率が高まります。
嘘をついて後からバレるのが一番の信頼失墜ですから、正直なコミュニケーションを心がけましょう。

電話での在庫切れ対応！相手を怒らせない話し方のマナー

メールよりも緊張するのが、直接お客様と話す「電話での在庫切れ連絡」ですよね。
声のトーンや言葉の選び方一つで、相手の感情を逆なでしてしまうこともあれば、逆に深い信頼を得ることもあります。

電話対応で最も大切なのは、「言い訳をせず、まず謝罪する」という姿勢です。
システムエラーや業者のミスであっても、お客様にとっては「そのショップで購入した」という事実がすべてだからです。

電話で伝えるべきステップは以下の通りです。

• 名乗り：店名と氏名をハッキリと名乗る
• 本題：「ご注文商品の在庫に関するお詫びでお電話いたしました」と伝える
• 詳細：在庫が確保できなかった理由を簡潔に説明する
• 提案：入荷待ち、色違いへの変更、キャンセルのいずれかを提案する
• 復唱：お客様の意向を必ず復唱し、聞き間違いを防ぐ

万が一、お客様が感情的になってしまった場合は、無理に説得しようとせず、まずは最後までお話を聞く（傾聴）に徹しましょう。
「楽しみにお待ちいただいていたところ、本当に申し訳ございません」と共感を示すことで、多くの方は冷静さを取り戻してくれます。

SNSやチャットでの在庫切れ連絡！フランクすぎない適切な距離感

最近では、InstagramのDMや公式LINE、チャットツールを通じて在庫の問い合わせや注文を受けるケースも増えています。
SNSはメールよりもカジュアルな媒体ですが、お詫びの際はビジネスとしての節度を守る必要があります。

SNSでの連絡で注意すべきポイントは、「一画面で情報が完結するように送る」ことです。
何度も通知が飛ぶとお客様のストレスになるため、お詫び・理由・提案を一つのメッセージにまとめましょう。

また、絵文字の使用についても慎重になるべきです。
親しいリピーターであれば「😭」などの絵文字が親しみやすさを生むこともありますが、初めてのお客様や深刻な在庫切れの場合は、絵文字を避け、記号（！）も最小限に留めるのが無難です。

チャット対応のメリットは、リアルタイムでやり取りができる点です。
「今すぐキャンセルして返金してほしい」という要望に対し、即座に「承知いたしました。ただいま処理を完了しました」と返せれば、不満を最小限に抑えることができます。

メルカリ等のフリマアプリで在庫切れ！評価を下げない裏ワザ

メルカリやラクマなどのフリマアプリで、他サイトでも同時出品していて「売れてしまった！」という経験はありませんか？
フリマアプリは個人間取引のため、在庫切れは「悪い評価」に直結しやすい死活問題です。

評価を下げずに穏便に済ませるためのポイントは、「発送期限が来る前に、自分から速やかに謝罪する」ことです。
発送期限を過ぎてからキャンセル申請をすると、購入者の怒りは倍増します。

以下のような文面を参考にしてください。
「大変申し訳ございません。発送前の最終確認を行ったところ、保管中に生じた傷が見つかり、出品時のような良質な状態でお届けすることが困難となりました。せっかくご購入いただいたところ心苦しいのですが、お取引をキャンセルさせていただけないでしょうか。」

このように、「不備のあるものを送りたくない」という姿勢を見せることで、納得してもらいやすくなります。
また、キャンセル後は速やかに商品を削除し、二度と同じミスが起きないよう出品管理を徹底しましょう。

在庫切れの理由別！納得度を高める説明のバリエーション

お客様が納得するかどうかは、在庫がなくなった「理由」の説明にかかっています。
抽象的な「諸事情により」ではなく、状況に応じた具体的な説明を行いましょう。

状況	理由の伝え方の例
注文集中	テレビ番組で紹介された影響で、想定を大幅に上回る注文が殺到しました
システム遅延	実店舗との在庫連動システムにタイムラグが生じ、僅差で売り切れてしまいました
入荷延期	海外からの輸送便に遅れが生じており、国内到着が遅延しております
メーカー終売	メーカー側での生産終了が急遽決定し、追加の確保が不可能となりました

特に「テレビやSNSでの反響」は、お客様も「それなら仕方ない」と感じやすい納得度の高い理由です。
ただし、どんな理由であってもショップ側の管理責任であることに変わりはありません。
最後は必ず「管理を徹底し、再発防止に努めます」という言葉で締めくくりましょう。

お詫びの印は必要？クーポンや粗品を送る際のアテンション

在庫切れでお客様を待たせてしまったり、キャンセルをお願いしたりする場合、お詫びとして何か特典を付けるべきか迷いますよね。
結論から言うと、「リピートしてほしいお客様」には、何らかのプラスアルファが非常に効果的です。

一般的なお詫びの印としては、以下のようなものがあります。

• 次回購入時に使える500円〜1,000円程度の割引クーポン
• 今回の注文を継続する場合の送料無料対応
• ノベルティやサンプル商品の同梱（発送する場合）

ただし、注意点があります。金銭的な補填をする場合、あまりに少額（10円引きなど）だと逆に「馬鹿にされている」と感じる人もいます。
また、キャンセルの場合はクーポンを送っても「もうこの店では買わない」と思われている可能性もあります。

そのため、最もコスパ最強で効果的なのは「丁寧な手書き風のメッセージ（デジタルでも可）」＋「有効期限が長めのクーポン」のセットです。
「今回のミスを挽回する機会をください」という謙虚な姿勢が、お客様の心を動かします。

在庫切れで「再入荷通知」を希望された時の神対応

在庫が切れている商品に対して、お客様から「再入荷したら教えてほしい」と言われるのは、大きなチャンスです。
単に「入荷したらメールします」で終わらせず、一歩踏み込んだ対応をしましょう。

「入荷時期が確定していなくても、目安を伝える」のが神対応の第一歩です。
「現在は未定ですが、通常であれば1ヶ月以内に再販されることが多いです」といった情報は、お客様が他の店で買うか待つかを判断する貴重な材料になります。

また、再入荷通知の登録を促すだけでなく、以下のような提案も検討してみてください。

• 「予約販売」への切り替え（入荷次第、優先的に確保する）
• 類似スペックの新商品を紹介する
• アウトレット品や展示品であれば即納可能か確認する

通販はスピードが命ですが、それ以上に「探しているものが手に入る安心感」が求められます。
在庫切れを「売り逃し」と捉えるのではなく、「将来の顧客リスト作り」と捉えて丁寧に対応しましょう。

BtoB（企業間取引）での在庫切れ！プロとしての謝罪作法

一般消費者向けのECサイトとは異なり、BtoB（法人取引）での在庫切れは、相手企業の納期や生産計画に多大な影響を及ぼします。
そのため、よりスピード感と責任感を持った対応が求められます。

BtoBにおける在庫切れ対応のポイントは以下の3点です。

1. 電話で速報、メールで証跡：まずは電話ですぐに伝え、その後記録を残すために詳細をメールします。
2. 代替品のスペック提示：「似たような商品」ではなく、図面や仕様書を添えて、既存の用途に耐えうるかを明確に提示します。
3. 納期短縮の努力を見せる：「メーカーに掛け合って納期を3日縮めました」といった具体的なアクションを報告します。

法人同士の場合、「ごめんなさい」だけでは済みません。
「どうリカバリーするか」の実行力が、その後の取引継続を左右します。
無理な場合は早めに「できません」と伝え、相手が他社から調達する時間を確保してあげるのもプロの優しさです。

注文キャンセル後の返金処理！お客様を不安にさせない案内手順

在庫切れにより注文キャンセルとなった場合、お客様が最も不安に感じるのは「支払ったお金がどうなるか」です。
特にお支払いが完了している場合、返金に関する案内が不十分だと、不信感から大きなトラブルに発展しかねません。

返金案内に含めるべき必須情報は以下の通りです。

• 返金方法：クレジットカードの決済取消、銀行振込、ポイント返還など
• 返金時期：「即時」なのか「カード会社の締め日による」のか
• 手数料：ショップ都合のキャンセルのため、当然ショップ側が全額負担する旨
• 確認方法：マイページや通帳の印字など、どこを見れば確認できるか

特にクレジットカード決済の場合、「一度引き落とされた後に、翌月返金される」ケースがあります。
この仕組みを事前に説明しておかないと、「返金すると言ったのに引き落とされた！」というクレームに繋がります。

「お客様の手元からお金が一時的に離れている」という事実を重く受け止め、決済代行会社への手続き完了報告は、分単位で迅速に行うのが理想的です。

在庫切れが原因で「悪いレビュー」を書かれた時の対処法

細心の注意を払っていても、在庫切れが原因でECサイトに低評価（星1つなど）を付けられてしまうことがあります。
これを放置するのは得策ではありません。「返信」機能を活用して、誠実な対応を公開しましょう。

レビューへの返信で意識すべきポイントは、「そのお客様」だけでなく「これから買う人」も見ているという点です。

返信の構成	具体的な内容
お詫び	この度は在庫不足によりご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
状況説明	システム上の反映ミスにより、在庫があるように表示されておりました。
今後の対策	在庫連動システムの強化を行い、正確な情報発信に努めてまいります。
結び	貴重なご意見を真摯に受け止め、改善に尽力いたします。

感情的な反論は厳禁です。たとえ理不尽な内容であっても、プロとして冷静に謝罪し、「改善する姿勢」を見せることで、他の閲覧者からは「この店はトラブルがあっても逃げないんだな」と、逆に信頼を得られる場合もあります。

在庫切れを防ぐための棚卸しの重要性と効率化のコツ

「帳簿上はあるのに、倉庫にない」という事態を防ぐには、定期的な「棚卸し」が不可欠です。
しかし、手作業での棚卸しは時間がかかるため、後回しにされがちですよね。

棚卸しを効率化するコツは、「バーコード管理の徹底」です。
スマホのカメラやハンディターミナルを使ってスキャンするだけで在庫が更新される仕組みがあれば、ミスは激減します。

また、以下の運用ルールを決めておきましょう。

• 入荷即スキャン：届いたその場で在庫に反映させる
• 不良品の即除外：壊れたものはその場で在庫からマイナスする
• ロケーション管理：「どこに何があるか」を住所のように管理する

通販はコスパ最強と言われる現代、管理コストを削りすぎて在庫切れを連発しては本末転倒です。
正確な在庫数は、ショップの健康診断のようなもの。定期的にチェックを行いましょう。

在庫切れ対応のNG例！お客様を絶対に怒らせる3大ワード

お詫びの際、良かれと思って使った言葉が火に油を注ぐことがあります。
以下の3つのパターンは、お客様を怒らせる典型的なNG例です。

1. 「他のお客様が先に購入されたので」
   （正論ですが、お客様にとっては「早い者勝ち」と言われているようで不快に感じます。）
2. 「システムエラーですので仕方ありません」
   （責任転嫁に聞こえます。システムを運用しているのはショップ側です。）
3. 「またの機会によろしくお願いします」
   （不快な思いをしている時に「次」を期待されるのは、図々しい印象を与えます。）

大切なのは「自分たちが悪いという姿勢を崩さないこと」です。
たとえ不可抗力であっても、「こちらの不手際で」という言葉を添えるだけで、お客様の溜飲は下がります。

「在庫わずか」の表示は有効？売り上げUPとリスクのバランス

在庫切れを恐れるあまり、在庫数を少なめに設定したり、常に「在庫なし」にするのは機会損失です。
一方で、「在庫わずか」という表示を戦略的に使うことで、購入を後押しする効果（希少性の原理）が期待できます。

ただし、ここにはリスクも伴います。
「残り3個」と表示されているのに、実際には1個しかなかった場合、同時購入が発生した瞬間に在庫切れトラブルとなります。

安全な「在庫わずか」運用のコツは以下の通りです。

• 実在庫よりも1〜2個少なめにネット在庫を設定する（安全在庫）
• 「再入荷なし」の文字を添えて、今買う理由を強調する
• 自動連動が100%信頼できるツールを使用している時だけ表示する

お客様に焦らせるだけの不誠実な表示は避け、正しく在庫を公開することで、健全なショップ運営を目指しましょう。

予約販売の活用術！在庫切れを逆手に取ったマーケティング

在庫が切れてしまった際、単に「売り切れ」とするのではなく、「予約販売」として受け付ける手法も有効です。
これには、「売上の確保」と「需要の把握」という2つのメリットがあります。

予約販売を行う際のポイントは、「お届け予定日を少し長めに設定しておくこと」です。
予定より早く届く分には喜ばれますが、1日でも遅れるとクレームになります。

また、予約特典（先行割引や限定プレゼント）を用意すれば、在庫切れによるガッカリ感を「楽しみ」に変えることができます。
在庫切れを単なる失敗で終わらせるか、次のチャンスに繋げるかは、店主のアイデア次第です。

まとめ：在庫切れ例文をマスターして信頼されるショップへ

いかがでしたでしょうか？
在庫切れは、ネットショップを運営する上で避けては通れない壁ですが、その後の対応次第で「ピンチ」を「ファン獲得のチャンス」に変えることができます。

最後に、本記事で紹介した重要なポイントを振り返りましょう。

• 速やかに連絡：第一報を早く入れることが、最大の誠意
• 具体的な理由と代替案：お客様の「次の一歩」をサポートする
• クッション言葉の活用：「あいにく」などの言葉で角を立てない
• 管理体制の強化：ツールを使って在庫切れそのものを減らす

特にお詫びメールの例文は、一度自分なりのテンプレートを作っておくと、いざという時に慌てず対応できます。
お客様一人ひとりに寄り添った丁寧なコミュニケーションを心がけ、愛されるショップを作っていきましょう！