【保存版】在庫切れの英語お詫びメール例文5選！ビジネスで使える表現

ビジネスシーンにおいて、注文を受けた商品が在庫切れ（Out of Stock）であると伝える瞬間は非常に緊張するものです。

せっかく注文してくださったお客様の期待を裏切ることになるため、迅速かつ丁寧な対応が求められます。

特に英語での対応となると、失礼のない表現や、代替案の提示方法に悩んでしまう方も多いのではないでしょうか？

この記事では、相手に不快感を与えず、かつ円滑に次へつなげるためのお詫びフレーズを徹底解説します。

在庫切れを伝える際の基本の英語フレーズとは

まず、在庫切れを英語で表現する際、最も一般的に使われるのが「Out of stock」というフレーズです。

これに「申し訳ございません」という謝罪の言葉を添えるのが基本の形となります。

ビジネスメールでは、単に「ない」と伝えるだけでなく、丁寧な状況説明が必要不可欠です。

例えば、以下のような表現がよく使われます。

表現	ニュアンス
Currently out of stock	現在は在庫が切れている（再入荷の可能性がある）
Sold out	完売した（再入荷が未定、または終了）
Temporarily unavailable	一時的に利用不可（欠品中）

相手との関係性や、その商品の状況に合わせてこれらを使い分けることが大切です。

「申し訳ございませんが、現在在庫がございません」とストレートに伝える場合は、
“We regret to inform you that the item is currently out of stock.” といった定型句を覚えておくと便利です。

また、最近では翻訳機を使うのも手ですが、ニュアンスがズレることがあるため、自力で核となるフレーズを把握しておくのがベストです。

英語学習には、オンライン英会話や参考書も役立ちますが、忙しいビジネスマンにはAmazonや楽天で手に入る「ビジネス英語フレーズ集」がコスパ最強でおすすめです。

注文直後の欠品通知！件名で注意を引くコツ

お詫びメールで最も重要な要素の一つが「件名」です。

件名を見ただけで「自分の注文に関する重要な連絡だ」と気づいてもらわなければなりません。

曖昧なタイトルにすると、迷惑メールに振り分けられたり、後回しにされたりするリスクがあるからです。

効果的な件名の例をいくつか挙げます。

• Urgent: Update regarding your order #[注文番号]
• Notification of Out-of-Stock Item: [商品名]
• Apology for the delay/stockout: Order #[注文番号]

件名に注文番号を入れることで、お客様はどの取引のことかを即座に理解できます。

また、「Urgent（至急）」という言葉を使うことで、開封率を高めることが可能です。

ただし、あまりに煽りすぎると不快感を与えるため、バランスが重要です。

海外とのやり取りが多い方は、こういった細かいマナーを学ぶための辞書や電子書籍をスマホに入れておくと、移動中にも確認できて非常に効率的ですよ。

特にKindleなどの電子書籍は、楽天やYahoo!ショッピングでもポイント還元があってお得に手に入ります。

誠意が伝わる謝罪の第一声「We regret to inform you」

「残念ながら〜をお知らせしなければなりません」という意味の “We regret to inform you” は、ビジネス英語における非常に丁寧な言い回しです。

単に “I’m sorry” と言うよりも、組織としての公式な謝罪という響きが強くなります。

プロフェッショナルな印象を与えたい場合には、この表現が最適です。

具体的な使い方の例を見てみましょう。

“We regret to inform you that the product you ordered is currently unavailable due to unexpected demand.”
（予想以上の需要により、ご注文いただいた商品が現在在庫切れであることをお知らせいたします。）

このように、「なぜ在庫がなくなったのか」という理由を軽く添えることで、相手の納得感を得やすくなります。

理由としては、以下のようなものが一般的です。

1. Unexpected high demand（予想以上の注文）
2. Supply chain issues（供給ラインの問題）
3. Production delay（製造の遅れ）

理由を伝える際も、あまり言い訳がましくならないよう、簡潔にまとめるのがポイントです。

「申し訳ない」という気持ちを前面に出しつつ、事態を冷静に報告するスタイルを崩さないようにしましょう。

こうした丁寧なメールの書き方を身につけるには、実践的な例文が載った「ビジネスレター集」を一冊持っておくと安心です。通販サイトなら、中古から新品まで幅広く選べるので、自分に合ったものを探してみてください。

再入荷の予定を伝える際の英語表現

在庫がないと伝えた後、お客様が最も知りたいのは「いつ手に入るのか」ということです。

再入荷の予定がある場合は、具体的な日付や目処を必ず伝えましょう。

「いつ頃になるか」を明示することで、お客様がキャンセルするか待つかの判断ができるようになります。

再入荷に関するフレーズ例：

• The item is expected to be back in stock by [日付].
• We expect to receive a new shipment on [日付].
• It should be available again within [期間, 例: two weeks].

もし、具体的な日付がわからない場合は、”We will let you know as soon as the item is available.”（入荷次第、すぐにお知らせします）と付け加えるのが親切です。

また、「Backorder（入荷待ち注文）」として扱うかどうかの確認もセットで行うとスムーズです。

「入荷を待ちますか？それともキャンセルしますか？」という問いかけを忘れずに行いましょう。

こうしたやり取りを自動化するシステムや、在庫管理ソフトの導入も検討している企業が増えています。個人で活動されている方は、効率化ツールを楽天などでチェックしてみるのも良いですね。

代替品（Alternative）を提案するスマートな方法

希望の商品が手に入らない場合、似たような特徴を持つ別の商品を提案する（Upsell/Cross-sell）のも一つの手です。

これは、単なる謝罪に終わらせず、販売機会を逃さないための重要なテクニックでもあります。

「こちらの商品ならすぐに発送可能です」という提案は、急ぎのお客様にとっては非常にありがたいものです。

代替案を提示する際の一例：

“While [商品A] is out of stock, we would like to recommend [商品B] as a high-quality alternative. It has similar features and is currently in stock.”
（商品Aは在庫切れですが、高品質な代替品として商品Bをお勧めします。同様の機能を備えており、現在は在庫がございます。）

比較表を使って違いを説明すると、さらに親切です。

項目	当初の商品	代替品
価格	$50	$45
納期	1ヶ月後	即日
主な機能	標準	同等以上

「代替品の方が少し安い」あるいは「機能が優れている」といったメリットを強調すると、切り替えてもらえる確率が高まります。

通販サイトでも、よく「この商品を見た人はこれも見ています」と表示されますが、あれと同じ論理ですね。コスパを重視するお客様には、特に喜ばれる対応です。

全力で謝る！「Deeply apologize」を使った強調表現

軽微な欠品ではなく、重要顧客への納品ミスや、長期間の在庫切れなど、深刻な事態の場合は謝罪の強度を上げる必要があります。

単なる “Sorry” ではなく、”Sincere”（心からの）や “Deeply”（深く）といった副詞を使いましょう。

「多大なるご迷惑をおかけした」というニュアンスを込めることができます。

強い謝罪のフレーズ：

• We deeply apologize for any inconvenience this may cause you.
• Please accept our sincerest apologies for the stock shortage.
• We are extremely sorry for failing to meet your expectations.

このように、相手の感情に寄り添う言葉を選ぶことが大切です。

特に、英語圏の文化では「謝りすぎると非を認めすぎることになる」と言われることもありますが、カスタマーサービスの文脈では丁寧すぎるくらいでちょうど良い場合が多いです。

「お客様との関係を一番に考えている」という姿勢を見せることで、将来的な取引継続につなげましょう。

こうした心理学的な要素も含む交渉術は、ビジネス書で学ぶのが一番です。Amazonやメルカリでベストセラーをチェックして、対応の幅を広げてみてはいかがでしょうか。

予約注文（Backorder）への切り替えを提案する

在庫が切れているものの、再入荷の目処が立っている場合、そのまま「予約注文（Backorder）」として処理を継続するかどうかを尋ねるのが一般的です。

「注文を維持したまま、入荷次第発送する」という選択肢を提示することで、顧客の離脱を防ぐことができます。

この際に使える便利な英語表現をまとめました。

• Would you like to keep this item on backorder?
• We can place this item on backorder and ship it as soon as it arrives.
• Please let us know if you would prefer to wait for the next shipment.

お客様にとっては「待たされる」というネガティブな状況ですが、「優先的に確保します」というニュアンスを付け加えると、好意的に受け取ってもらえる可能性が高まります。

例えば、”We will prioritize your order as soon as our stock is replenished.”（在庫が補充され次第、お客様の注文を最優先で処理いたします）といった一言が効果的です。

海外の取引では、こうした交渉力が非常に重要になります。通販サイトのAmazonなどで、ビジネス交渉術に関する洋書や翻訳本をチェックして、語彙力を高めておくのも賢い選択です。

キャンセルの手続きをスムーズに案内する方法

お客様が「待てない」と判断した場合、迅速にキャンセルおよび返金の処理を行う必要があります。

ここでの対応が遅れると、在庫切れに加えて「対応の悪さ」で二重の不信感を買うことになりかねません。

キャンセルの申し出を快く受け入れ、手続きが完了したことを明確に伝えましょう。

キャンセル受付時のフレーズ：

“If you cannot wait until the restocking date, we completely understand. Please let us know, and we will process a full refund immediately.”
（もし再入荷日までお待ちいただけない場合は、重々承知いたしました。お知らせいただければ、すぐに全額返金の手続きをいたします。）

返金に関する主な用語は以下の通りです。

英語	日本語訳
Full refund	全額返金
Transaction	取引
Cancel the order	注文をキャンセルする
Refund process	返金手続き

「全額返金（Full refund）」という言葉は、お客様に安心感を与える強力なワードです。

また、楽天やYahoo!ショッピングなどのプラットフォーム経由の注文であれば、システムの操作方法を併せて案内するのも親切です。ネット通販の利便性を活かし、お客様の手間を最小限に抑える努力をしましょう。

商品の一部が欠品している場合の分割発送（Partial Shipment）

複数の商品を一度に注文され、そのうちの一部だけが在庫切れというケースも多々あります。

その場合、「在庫があるものだけ先に送る（分割発送）」のか、あるいは「すべて揃ってから送る」のかを確認しなければなりません。

無断で分割発送をすると、送料の負担などでトラブルになる可能性があるため、必ず事前に合意を得ましょう。

分割発送の提案フレーズ：

• Would you like us to ship the available items first?
• We can arrange a partial shipment for the items currently in stock.
• Please advise if you prefer to wait for the entire order to be shipped together.

「追加の送料は弊社が負担します」と添えることができれば、顧客満足度は非常に高まります。

“We will cover the additional shipping costs for the split delivery.” と伝えれば、お客様も安心して分割発送を選べるでしょう。

こうした物流コストの管理や、国際配送の知識を深めるには、専門のビジネス誌や通販業界のトレンド情報をまとめたレポートが役立ちます。最新の情報を得て、常に最適な提案ができるように準備しておきましょう。

在庫管理ミスを認める際の「Human error」への言及

システムの不具合ではなく、単純な入力ミスや数え間違いで在庫がなかった場合は、正直に非を認める勇気も必要です。

「こちらの不手際で」というニュアンスを英語で伝えるには、”due to an administrative error”（管理上のミスにより）といった表現を使います。

あまり詳細に内部事情を話しすぎる必要はありませんが、誠実さは伝わります。

管理ミスのお詫びフレーズ：

“Unfortunately, due to a synchronization error in our system, the item was listed as ‘in stock’ when it was actually unavailable.”
（あいにく、システムの同期エラーにより、実際には在庫がない商品が『在庫あり』と表示されておりました。）

ミスを認めた上で、「再発防止に努める」という一言を添えるのがビジネスマナーです。

“We are taking immediate steps to ensure this does not happen again.”（このようなことが二度と起こらないよう、即座に対策を講じております。）

完璧な人間はいませんが、ミスをどうリカバーするかがプロの仕事です。ミスを防ぐためのチェックリストやタスク管理アプリを、スマホやPCに導入してコスパ良く仕事の質を向上させましょう。

怒っている顧客を鎮めるための「Empathy」表現

在庫切れの連絡をすると、中には非常に立腹されるお客様もいらっしゃいます。

特に、プレゼント用やイベント用で期限が決まっている場合は深刻です。

「お怒りはごもっともです」と共感を示すことで、対立を避けることができます。

共感を示すフレーズ：

• I completely understand your frustration.
• We realize how important this order was to you.
• We share your disappointment regarding the unavailability of this item.

相手の気持ちを否定せず、受け止める姿勢が大切です。

その上で、「何か私にできることはありませんか？」と寄り添う（”Please let us know how we can make this right.”）ことで、解決の糸口が見つかることもあります。

カスタマーサポートの真髄は、英語力そのものよりも、相手の心に寄り添うマインドにあります。心理学の知識も、Amazon等で手に入る専門書から得ておくと、いざという時の助けになりますよ。

値引きやクーポン（Discount/Coupon）を提示して補填する

言葉だけのお詫びでは不十分な場合、実質的なメリットを提供することで、お客様の不満を解消し、次回の利用を促すことができます。

「今回の不手際のお詫びとして」という名目で、次回の割引クーポンや、今回の注文の値引きを提案してみましょう。

これは、不満を持ったお客様をリピーターに変えるための有効な戦略です。

補填案の提示フレーズ：

“To make up for this inconvenience, we would like to offer you a 10% discount on your next order. Please use the code [CODE NAME].”
（この度の不手際のお詫びとして、次回の注文で使える10%割引クーポンを差し上げます。こちらのコードをご利用ください。）

提案のバリエーション：

1. 10% discount on current/future order（今回または次回の割引）
2. Free shipping on your next purchase（次回の送料無料）
3. A small gift included in your package（粗品の同梱）

「ただでは起きない」精神で営業的なアプローチを織り交ぜるのが、海外ビジネスのタフな一面でもあります。

クーポンコードの発行などは、最近のネットショップツールであれば簡単に設定できます。楽天やYahoo!ショッピングの店舗運営ノウハウを学ぶことで、こうしたリカバリー施策もスムーズに実行できるようになります。

注文を維持するかキャンセルするかを確認する「Call to Action」

在庫切れの通知メールにおいて、最も重要なのは「お客様に次のアクションを選んでもらうこと」です。

「返信を待っています」という意思表示を明確にしなければ、手続きが停滞し、さらなる不満を招く原因となります。

選択肢を箇条書きで提示すると、非ネイティブのお客様にも伝わりやすくなります。

具体的な確認フレーズ：

“Please let us know your preference by replying to this email:
1. Keep the order and wait for restocking.
2. Cancel the order for a full refund.”
（このメールに返信する形で、ご希望をお知らせください。1. 注文を維持して再入荷を待つ。 2. 注文をキャンセルして全額返金を受ける。）

返信期限を設ける場合は、”Please let us know by [日付] so that we can process your request.” と付け加えましょう。

期限を過ぎた場合の対応（自動キャンセルなど）も記載しておくと、トラブルを未然に防げます。

こうした業務の効率化には、テンプレート管理ができるメールソフトや、Amazon等で人気のビジネス効率化ガジェットが非常に役立ちます。コスパの良いツールを導入して、レスポンスの速さを武器にしましょう。

丁寧な結びの言葉でプロフェッショナルな印象を

メールの最後は、改めて謝罪の意を表しつつ、丁寧な結びの言葉（Closing）で締めくくります。

「今後も取引を続けたい」という前向きな姿勢を見せることが、ブランドイメージの維持につながります。

定番の結び表現をいくつか覚えておきましょう。

結びのフレーズ：

• Thank you for your understanding and patience.
• We appreciate your continued support.
• We look forward to serving you again in the future.

「ご理解とご協力に感謝いたします」という一文は、ビジネスメールにおいて最も汎用性が高い結びです。

また、”Sincerely,” や “Best regards,” といった標準的な結語を使い、プロフェッショナルな形式を最後まで保ちましょう。

こうしたメールの書き方のマナーは、楽天やYahoo!ショッピングで販売されている「ビジネス英語ライティング」の専門書を一読するだけで、ぐっと洗練されます。一生モノのスキルとして、自己投資しておくのがおすすめです。

英語での電話対応！在庫切れを口頭で伝えるコツ

急ぎの場合、メールではなく電話で在庫切れを伝えなければならない場面もあります。

文字として残らない分、声のトーンや話し方で誠実さを伝える必要があります。

パニックにならず、あらかじめ用意したスクリプト（台本）に沿って話すのがコツです。

電話で使えるフレーズ集：

場面	フレーズ
電話の冒頭	I’m calling regarding your order for [商品名].
在庫切れの報告	I’m afraid the item is currently out of stock.
謝罪の強調	We are very sorry for the inconvenience.
今後の確認	How would you like to proceed with your order?

「I’m afraid（あいにくですが）」をクッション言葉として使うことで、ショックなニュースを和らげて伝えることができます。

電話でのやり取りは、オンライン英会話のフリートークなどで練習しておくと、本番でも物怖じせずに話せます。最近は通販で手軽に始められる英会話キットも充実しているので、隙間時間でトレーニングしてみましょう。

カスタマーレビュー（Review）への影響を最小限にするために

ECサイトを運営している場合、在庫切れによるキャンセルは、悪いレビューや評価につながるリスクがあります。

「レビューを書かれる前に解決する」のが鉄則です。

お客様が納得する形で対応が完了すれば、逆に「丁寧なショップだ」という好意的な評価をもらえることもあります。

レビューへの言及（慎重に）：

“Our goal is to provide a 5-star experience, and we are sorry we fell short this time. We would appreciate it if you could give us a chance to make it right.”
（私たちは最高の体験を提供することを目指していますが、今回はそれが叶わず申し訳ありません。挽回するチャンスをいただければ幸いです。）

「埋め合わせをしたい」という気持ちを伝えることで、お客様の怒りの矛先をそらすことができます。

レビュー管理やSNSでの評判チェックは、現代のビジネスには欠かせません。楽天やAmazonで販売されているSNSマーケティング関連の書籍を参考に、デジタル時代の顧客対応術を磨いておきましょう。

定型文を自分流にアレンジ！パーソナライズの重要性

すべてをコピペの定型文で済ませてしまうと、冷たい印象を与えてしまうことがあります。

相手の名前や、過去の取引履歴に一言触れるだけで、メールの温かみがぐっと増します。

「いつもありがとうございます」という一言を添えるだけでも、印象は大きく変わります。

パーソナライズの例：

• As a valued customer who has supported us for years…（長年ご愛顧いただいている大切なお客様として…）
• Thank you for your recent purchase of [以前買った商品].（先日ご購入いただいた[商品名]に続き、ありがとうございます。）

「一人の人間として向き合っている」という感覚を相手に持ってもらうことが、長期的な信頼関係の基礎となります。

こうしたライティング技術は「セールスコピーライティング」の分野でも重視されています。通販で手に入るコピーライティングの教材は、ブログ記事の執筆だけでなく、ビジネスメールの質を高めるのにも役立ちます。

まとめ：在庫切れのピンチを信頼構築のチャンスに変える

在庫切れはビジネス上のトラブルではありますが、その後の対応次第で、顧客満足度を向上させるきっかけにもなり得ます。

迅速な連絡、誠実な謝罪、そして納得感のある提案をセットで行うことが、プロフェッショナルとしての証です。

この記事で紹介した5つの例文や各種フレーズを、ぜひあなたの仕事に役立ててください。

最後に、重要ポイントを復習しましょう。

• 件名は具体的かつ緊急性を伝える。
• “We regret to inform you” を使い、公式に謝罪する。
• 再入荷予定や代替案を必ず提示する。
• キャンセルや返金の手続きは迅速に行う。
• クーポン等の補填で、次回の利用へつなげる。

英語でのコミュニケーションに自信を持つためには、日頃からの学習が欠かせません。

Amazonや楽天、Yahoo!ショッピング、メルカリといった通販サイトを活用すれば、コスパ良く良質な教材を手に入れることができます。ピンチを乗り越えた経験は、必ずあなたのビジネスキャリアにおいて大きな財産となります。