【保存版】在庫切れメール例文5選！誠意が伝わるお詫びの書き方【必見】

ネットショップの運営やビジネスの現場で、もっとも頭を悩ませるのが「注文確定後の在庫切れ」に関する連絡ではないでしょうか？

せっかく注文してくださったお客様の期待を裏切ってしまうだけでなく、対応を間違えるとショップの信頼を一気に失うリスクがあります。
しかし、迅速かつ誠実なメール一通で、逆にファンを増やすことも可能です。

在庫切れメールの基本！お客様に失礼のない構成とマナー

在庫切れが発生した際、まず重要になるのが「スピード」です。
お客様は商品が届くのを楽しみに待っていますので、発覚した瞬間に連絡を入れるのが鉄則です。

メールの構成としては、以下の順番を守ることで誠実さが伝わりやすくなります。

1. 分かりやすい件名	一目で内容が伝わるようにします。
2. 宛名と挨拶	お客様のお名前を正しく記載します。
3. 在庫切れの報告とお詫び	結論を先に伝え、深く謝罪します。
4. 理由の簡潔な説明	社内事情を言い訳にしすぎないよう注意。
5. 今後の対応案（キャンセル・入荷待ち）	お客様に選択肢を提示します。

特に重要なのは、「誰が悪いか」ではなく「どう解決するか」を明確に示すことです。
文章が長すぎると要点がぼやけてしまうため、スマホ画面で見たときにスッキリ見えるよう改行を意識しましょう。

「誠に申し訳ございませんが、ご注文いただきました商品は、ただいま在庫を切らしております。」という一言を添えるだけで、印象はガラリと変わります。

【シーン別】そのまま使える！在庫切れお詫びメールの例文集

状況に応じて使い分けができる例文を用意しておくと、いざという時に焦らず対応できます。
ここでは代表的な3つのパターンを紹介します。

パターン1：完売により再入荷の予定がない場合

このケースでは、速やかに注文をキャンセル（返金）する旨を伝える必要があります。
代替品の提案ができる場合は、あわせて記載すると親切です。

例文のポイント：
・「二度と手に入らない」ことを明確に、かつ丁寧にお伝えする。
・返金手続きの方法を具体的に示す。

パターン2：入荷待ちで発送が遅れる場合

商品が後日入荷する場合は、具体的な「発送予定日」を必ず盛り込んでください。
待っていただけるか、キャンセルを希望されるかの確認を仰ぎます。

パターン3：一部商品のみが在庫切れの場合

複数注文のうち一部が欠けている場合、「在庫がある分だけ先に送るか」「すべて揃ってから送るか」を伺います。
送料無料ラインが変わる場合の配慮も忘れずに行いましょう。

最近ではAmazonや楽天などの大手プラットフォームでも、在庫の同期ミスは起こり得ます。
そんな時、通販サイトの管理画面から送る定型文だけでなく、少しだけ「血の通った言葉」を付け加えるのがプロのライター流です。

返信率を高める！件名の付け方と「重要」のキーワード活用

多くのメールに埋もれないためには、件名（タイトル）が勝負です。
お客様は「発送通知」だと思ってメールを開くため、件名に「お詫び」や「重要」という文字が入っていないと、見逃されてしまう可能性があります。

• NG例： ご注文の件について
• OK例： 【重要】ご注文いただいた商品の在庫欠品とお詫びについて
• OK例： 【要確認】「商品名」在庫切れに伴う今後の対応に関するご相談

件名に商品名を入れることで、どの注文に対する連絡なのかを瞬時に判断してもらえます。
また、【】（隅付き括弧）を効果的に使うことで、視覚的に目立たせることができます。

お客様の手間を最小限にするためにも、件名だけで「何が起きたか」を予測させる工夫が必要です。
通販サイトでは競合他社も多いため、丁寧なメール対応そのものがブランド価値を高めることを意識しましょう。

Amazonや楽天で在庫切れが起きた時の注意点とペナルティ回避

自社サイトとは異なり、Amazon、楽天市場、Yahoo!ショッピングなどのモール出店の場合、「在庫切れによるキャンセル」は店舗評価に直結します。
モール側からペナルティを科されることもあるため、メール対応と並行してシステム上の処理も迅速に行う必要があります。

例えば、楽天市場では「お客様都合」でのキャンセルとして処理できるか、あるいは「店舗都合」になるかでスコアが変わります。
まずはメールで誠心誠意謝罪し、お客様にご納得いただいた上でキャンセル処理を進めるのがスムーズです。

各モールの対策まとめ：

モール名	主な注意点	推奨される対応
Amazon	出荷遅延率・キャンセル率の悪化	速やかな返金と謝罪メッセージの送信
楽天市場	店舗評価（レビュー）への影響	クーポン配布などのプラスアルファの提案
Yahoo!	優良配送マークの剥奪リスク	電話連絡を併用した迅速な確認

もし在庫管理システムを導入していないのであれば、これを機に検討するのも一つの手です。
ネット通販はコスパ最強のツールですが、在庫のズレは最大の敵となります。
メルカリなどのフリマアプリでも同様に、取引メッセージでの即時対応が「悪い評価」を避ける唯一の道です。

代替品を提案する際の効果的な文章テクニックと心理学

ただ「在庫がありません」と伝えるだけでは、お客様は去ってしまいます。
しかし、「こちらの似た商品ならすぐにご用意できます」という代替案があれば、売上の損失を防げる可能性があります。

ここで使えるのが心理学的なアプローチです。
お客様の「手に入らない」という喪失感を埋めるために、「上位モデルを同価格で提供する」あるいは「次回使える送料無料クーポンを添える」といった提案は非常に有効です。

文章を作る際は、以下の流れを意識してください。

1. 在庫切れへの深い謝罪。
2. 代替品の特徴（注文品より優れている点など）を説明。
3. 代替品を選んだ場合の「特典」を提示。
4. もちろんキャンセルも可能であることを伝え、選択権をお客様に委ねる。

このように、「お客様の立場に立った提案」を行うことで、トラブルがきっかけでリピーターになってくれるケースも少なくありません。
通販が日常的になった今、価格だけでなく「対応の質」で差別化を図ることが、生き残るための鍵となります。

【BtoB編】取引先への在庫切れ連絡で信頼を維持するポイント

個人のお客様ではなく、企業の担当者（BtoB）への連絡は、より丁寧かつロジカルな説明が求められます。
ビジネスメールでは、「原因」と「今後の見通し」を明確にすることが必須です。

取引先の場合、その商品を使ってさらに別のクライアントへ納品するスケジュールを組んでいる可能性があります。
そのため、「ただいまありません」だけでは不十分です。

盛り込むべき項目：
・欠品に至った経緯（注文集中、原材料不足など）
・次回入荷の確定日（未定の場合は調査完了予定日）
・分納（ある分だけ先に納品）の可否

「貴社の業務に多大なるご迷惑をおかけしますことを、深くお詫び申し上げます。」という一文は必須です。
また、可能であればメール送信後、すぐに電話でも一報入れるのがビジネスマナーとして最善です。

信頼関係が構築されている相手ほど、誠実な情報開示がその後の取引を左右します。
通販サイトのような機械的な対応ではなく、「パートナーとしての誠意」を見せることが重要です。

在庫切れによる返金対応はどう書く？トラブルを未然に防ぐコツ

在庫切れが発生し、やむを得ず注文をキャンセルする場合、もっともデリケートなのが「お金」に関する話です。
お客様は「支払ったお金がどうなるのか」について強い不安を感じています。

返金方法やタイミングを具体的に説明することで、その不安を解消しましょう。
クレジットカード決済の場合は、「決済の取り消し処理」がいつ行われるのか、銀行振込の場合は「いつまでに、どの口座に返金されるのか」を明記します。

決済方法	お伝えすべき内容
クレジットカード	当方での取り消し完了日と、カード会社への反映タイミング（数日かかる旨）
銀行振込・コンビニ払	返金先口座の確認依頼、振込手数料を店舗側で負担する旨の明記
キャリア決済・PayPay等	各サービスを通じた返金処理の流れと通知の有無

「返金手数料は弊社にて負担いたします」という一言は、お客様の心理的な負担を大きく軽減します。
通販サイト運営において、お金のトラブルは絶対に避けるべき事項です。
Amazonや楽天などの大手プラットフォームを利用している場合は、それぞれのプラットフォームが定める返金フローに従うよう、誘導URLを添えるのも親切です。

お客様の怒りを鎮める！クレームにならないための「クッション言葉」

在庫切れの連絡は、言い方ひとつで「正当な苦情」から「感情的なクレーム」に発展してしまいます。
そこで活用したいのが、日本語特有の「クッション言葉」です。

クッション言葉とは、本題の前に置くことで文章を柔らかくし、相手への配慮を示す言葉のことです。

• 「せっかくご注文いただきましたところ誠に恐縮ですが、」
• 「あいにくではございますが、」
• 「ご期待に沿えず、大変心苦しいのですが、」
• 「お急ぎのところ、多大なるご不便をおかけいたしますが、」

これらの言葉を冒頭に添えるだけで、「ショップ側も申し訳なく思っている」というニュアンスが伝わります。
特に、限定品やセール品など、お客様の熱量が高い商品ほど、これらの情緒的な言葉が効果を発揮します。

ネット通販は対面でない分、言葉の選び方がすべてです。
「冷たい印象を与えない」よう、短文の中にも温かみを感じさせる工夫をしましょう。

「廃番・生産終了」の場合の伝え方！諦めてもらうための丁寧な説明

単なる一時的な欠品ではなく、メーカーでの「廃番」や「生産終了」が原因の場合、お客様は二度とその商品を手に入れることができません。
この時、曖昧な表現で「いつか入荷するかも」と期待させてしまうのは最悪の対応です。

ここでは、「再入荷の可能性が完全にゼロであること」を、敬意を払いつつハッキリと伝えなければなりません。
メーカーからの正式な回答であることを添えると、納得感が得られやすくなります。

例文：
「メーカーに確認いたしましたところ、誠に残念ながら該当商品は生産終了となっており、今後一切の入荷予定がないことが判明いたしました。」

その後、速やかに代替品を紹介するか、キャンセルの案内へ繋げます。
通販で「コスパ最強」と言われる人気商品ほど、急な生産終了は起こりやすいものです。
メルカリなどの2次流通サイトで探すことを勧めるのはショップとしては微妙ですが、「他店でも在庫が厳しい状況である」といった情報提供は喜ばれることがあります。

英語での在庫切れメール！海外のお客様へのお詫び例文（海外通販対応）

近年、越境ECや海外発送を請け負うショップが増えています。
海外のお客様に対しても、丁寧な在庫切れの連絡は不可欠です。
英語では、回りくどい表現よりも「結論」と「お詫び」をストレートに伝えるのが一般的です。

【そのままコピペOK！基本の英文】
Subject: Important: Regarding your order [Order ID]
Body:
Dear [Customer Name],
Thank you for your order.
We are very sorry to inform you that the item you ordered is currently out of stock.
We would like to offer you a full refund or a similar alternative item.

“Out of stock”（在庫切れ）というキーワードを件名や本文に含めることで、英語が第一言語でないお客様にも状況が伝わりやすくなります。
翻訳ツールを使う場合も、できるだけ短くシンプルな構成を心がけるのがトラブル防止のコツです。

海外配送は送料も高く、お客様も到着を心待ちにしています。
迅速なコミュニケーションこそが、国際的な信頼を築く第一歩です。

自動返信メールの設定ミスに注意！在庫管理とメールの連動

注文が入った瞬間に「ご注文ありがとうございます！」という自動返信メールが届く設定は一般的です。
しかし、その後に「実は在庫がありませんでした」というメールが届くと、お客様は「さっきのメールは何だったの？」と不審に思います。

これを防ぐためには、自動返信メールの中に「在庫状況を確認後、改めて正式な確定メールをお送りします」という一文を最初から入れておくのが賢明です。

「在庫の有無を保証するものではない」という断り書きがあるだけで、在庫切れ連絡時の心理的なハードルが大きく下がります。
特にセール期間中や深夜の注文など、リアルタイムで在庫が変動する時間帯にはこの設定が威力を発揮します。

システム的な仕組み作りと、人間による丁寧なフォロー。
この両輪が揃って初めて、ストレスのない通販体験が提供できます。

在庫切れメールを送った後に「返信が来ない」時の対処法

お詫びと今後の対応（キャンセルか待つか）を尋ねるメールを送っても、お客様から返信が来ないことがあります。
この場合、「放置」は厳禁です。

一般的には、最初のメールから2〜3営業日待っても返信がない場合、再度連絡を入れます。
件名に【再送】や【重要】と付け加え、前回のメールが届いているか確認する内容にします。

それでも返信がない場合のステップ：
1. 登録されている電話番号にショートメッセージ（SMS）を送る。
2. 直接お電話を差し上げる（時間帯に注意）。
3. 期限を切り、「〇日までに返信がない場合は一旦キャンセルさせていただきます」と最終通告を送る。

勝手にキャンセルしてしまうと、後から「欲しかったのに！」とクレームになることがあります。
逆に、発送を待ち続けて商品をキープし続けるのも、在庫管理上のリスクになります。
「期限を設けて案内する」ことで、ショップ側の責任を果たしつつ、事務処理を進めることができます。

在庫切れを防ぐための「在庫管理術」！明日からできる3つの対策

そもそも、在庫切れメールを送らなくて済むのが一番です。
在庫切れが発生する原因の多くは、「実在庫とデータ上の在庫のズレ」にあります。
これを最小限にするための具体的な方法を紹介します。

1. 棚卸しの頻度を上げる
半年に一度ではなく、売れ筋商品だけでも週に一度、実際の数を数えることでズレを早期に発見できます。

2. 在庫連携システムの導入
Amazon、楽天、自社サイトなど複数店舗を運営している場合、手動での在庫更新は限界があります。
一元管理システムを導入することで、どこかで売れた瞬間に全店舗の在庫を自動で減らすことができます。

3. 「少なめ」の在庫登録
特に破損や不具合が起きやすい商品の場合、実際にある数よりも1〜2個少なめに登録しておく「バッファ」を持たせる手法も有効です。

「在庫切れは機会損失だけでなく、ブランドの毀損である」という意識を持つことが大切です。
ネット通販において在庫管理こそが、最強のマーケティング戦略だと言えるでしょう。

お詫びの気持ちを伝える「ギフト設定」や「クーポン」の活用法

言葉だけでは申し訳なさが伝えきれない時、物理的な「誠意の証」を提示する手法があります。
これは、特に高単価な商品や、ギフト利用（誕生日プレゼントなど）で在庫切れを起こしてしまった際に効果的です。

具体的なお詫びギフトの例：
・次回の買い物で使える「500円OFFクーポン」
・今回の注文がキャンセルになったお詫びとしての「送料無料コード」
・代替品を送る際、ちょっとしたノベルティやサンプルを同封する

「わざわざクーポンまでくれたなら、またこの店を使おう」と思ってもらえれば、マイナスの状況がプラスに転換します。
ただし、あまりに過剰なお詫びは逆に不審がられたり、赤字の原因になったりするため、ショップの規模に合わせたバランスが重要です。

大手通販サイトでも、トラブル時の対応としてポイント付与などが行われることがありますが、中小規模のショップこそ「心のこもった対応」で勝負すべきです。

「注文殺到による在庫切れ」の場合のポジティブな伝え方

在庫切れの理由が「テレビで紹介された」「SNSでバズった」など、ポジティブな要因である場合は、その旨を正直に伝えましょう。
お客様は「人気があるなら仕方ない」「それほど良い商品なんだ」と、待ち時間を許容してくれる傾向があります。

伝え方のコツ：
「予想を遥かに上回るご注文をいただき、現在生産が追いついていない状況です。」
「お待たせしてしまい大変心苦しいのですが、一つひとつ丁寧にお作りしております。」

このように、「人気の商品であること」と「品質へのこだわり」をセットで伝えることで、単なる欠品を「希少価値」へと昇華させることができます。
通販サイトのトップページにも「現在注文殺到のため配送に遅れが出ています」とバナーを出すことで、事前の期待値調整も可能になります。

在庫切れメールに最適なフォントと文字サイズ、レイアウト

意外と見落としがちなのが、メールの「見た目」です。
特にスマホでメールを読むお客様が多いため、PC基準のレイアウトでは読みづらいことがあります。

• 文字サイズ： 標準（14〜16px）で見やすく。
• 一行の長さ： 20〜30文字程度で改行を入れる。
• 余白： 段落ごとに一行空け、視覚的な圧迫感を減らす。

また、「お詫びの言葉」は太字にしないのがマナーです。
強調したいのは「どうすればいいか（リンク先や期限）」であり、謝罪を太字にすると押し付けがましく感じる人もいます。

シンプルで清潔感のあるレイアウトは、ショップのプロ意識を感じさせます。
通販で商品を買うという行為は「体験」です。
その体験の一部であるメール連絡まで、デザインされた気遣いを忘れないようにしましょう。

【FAQ】在庫切れメールに関するよくある質問と回答

最後に、ショップ運営者から寄せられるよくある疑問に回答します。

Q. 電話連絡は必ず必要ですか？	A. 基本はメールでOKですが、高額商品や急ぎのギフトの場合は電話が望ましいです。
Q. 謝罪文に「申し訳ございません」は何回使うべき？	A. 2〜3回程度が適切です。多すぎるとかえって不自然で、誠実さが損なわれます。
Q. クーポンの金額の相場は？	A. 300円〜500円、または5%〜10%OFFが一般的です。

在庫切れは、どんなに注意していても100%防ぐことは不可能です。
だからこそ、「起きてしまった後にどう動くか」というマニュアルをチームで共有しておくことが、最強の守りになります。
通販の世界では、トラブル対応の速さこそが、広告費をかけるよりも効果的なPRになることを覚えておきましょう。

まとめ：誠実なメール対応がショップの未来を創る

在庫切れというピンチを、ファンを増やすチャンスに変えるための方法を解説してきました。
大切なのは、テンプレートをただなぞるのではなく、「お客様が今、何に困っているか」を想像して言葉を紡ぐことです。

今回ご紹介した例文をベースに、あなたのショップらしい一言を付け加えてみてください。
「丁寧な対応」という付加価値があれば、Amazonや楽天といった巨大モールの中でも、お客様はあなたのお店を選び続けてくれるはずです。

通販は便利でコスパ最強ですが、最後は「人」と「人」のつながりです。
誠実なメール一通が、お客様との長い信頼関係の第一歩になることを願っています。